Créditos a Directivos y Personas Vinculadas: Reglas que Deben Cumplir las Organizaciones de Economía Solidaria
Informe Ejecutivo
El otorgamiento de créditos a directivos y otras personas vinculadas constituye un punto especialmente sensible para las organizaciones de economía solidaria.
Estas operaciones no están prohibidas. Un asociado no pierde su derecho a acceder a los servicios de crédito por ocupar un cargo directivo o administrativo.
Sin embargo, cuando existe una relación de poder, administración, vigilancia, participación relevante o parentesco, la operación queda sometida a controles y procedimientos reforzados.
Para las cooperativas con actividad financiera, el artículo 61 de la Ley 454 de 1998, modificado por el artículo 109 de la Ley 795 de 2003, establece reglas especiales para determinadas operaciones de crédito con asociados, administradores, miembros de juntas de vigilancia y sus parientes.
Entre los principales controles se encuentran la aprobación mediante mayoría calificada del consejo de administración, la gestión adecuada de los conflictos de interés, la aplicación de condiciones equivalentes a las ofrecidas a los demás asociados, la verificación de los límites de crédito que correspondan y la adecuada documentación de la decisión.
Para NBA Asesores S.A.S., el control no debe limitarse a tener un acta correctamente elaborada. La organización debe poder demostrar coherencia entre lo estudiado, lo aprobado, lo pactado y lo efectivamente desembolsado.
Informe Técnico
¿A Quiénes Comprende este Régimen Especial?
La expresión “miembros privilegiados” no corresponde a una definición legal literal. El artículo 61 de la Ley 454 de 1998 regula las operaciones con determinados asociados, administradores, miembros de las juntas de vigilancia y sus parientes.
De acuerdo con el régimen descrito, para las cooperativas con actividad financiera se encuentran comprendidas las operaciones de crédito celebradas con:
Asociados titulares del 5 % o más de los aportes sociales.
Miembros del consejo de administración.
Miembros de la junta de vigilancia.
Representantes legales.
Personas jurídicas en las que cualquiera de las personas anteriores actúe como administrador o miembro de junta de vigilancia.
Cónyuges y parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de las personas anteriormente señaladas.
Esto implica que el control no debe concentrarse únicamente en identificar al directivo que solicita directamente un crédito. La organización debe tener mecanismos que permitan reconocer también las relaciones familiares y societarias comprendidas por la regulación.
¿Cuál Es el Marco Normativo?
El tratamiento de estas operaciones se soporta principalmente en las siguientes disposiciones:
Ley 79 de 1988: establece el marco general del cooperativismo, su estructura de administración y el principio de igualdad de derechos de los asociados.
Ley 454 de 1998, artículos 60 y 61: desarrolla, entre otros aspectos, incompatibilidades y reglas especiales para determinadas operaciones de crédito.
Ley 795 de 2003, artículo 109: modifica el artículo 61 de la Ley 454 de 1998.
Decreto 1068 de 2015: contempla límites relacionados con cupos individuales de crédito aplicables a las entidades señaladas en la regulación.
Circular Básica Jurídica – Circular Externa No. 20 de 2020 de la Superintendencia de la Economía Solidaria: contiene instrucciones relacionadas con buen gobierno, conflictos de interés y directivos.
Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia de la Economía Solidaria: incorpora disposiciones relacionadas con el proceso de otorgamiento y administración del riesgo de crédito.
Este marco busca que las decisiones de crédito sean transparentes y que la posición del beneficiario dentro de la organización no se convierta en una ventaja frente a los demás asociados.
¿Cómo Debe Aprobarse el Crédito?
Uno de los controles más relevantes es la mayoría calificada.
En las cooperativas con actividad financiera, las operaciones comprendidas por el artículo 61 requieren un número de votos favorables que, en ningún caso, puede ser inferior a las cuatro quintas (4/5) partes de la composición del respectivo consejo de administración.
La base para calcular esta mayoría corresponde a la composición del órgano y no simplemente al número de asistentes a la reunión.
Por ejemplo, si el consejo está compuesto por cinco miembros, se requieren al menos cuatro votos favorables.
Cuando el solicitante sea un integrante del consejo, además debe gestionarse adecuadamente el conflicto de interés. El interesado debe declararse impedido y abstenerse de participar en la deliberación y votación correspondiente. Su abstención no disminuye la base sobre la cual se calcula la mayoría de las cuatro quintas partes.
Adicionalmente, de acuerdo con la información analizada, esta aprobación no es delegable en la gerencia, comités de crédito o analistas, independientemente de la cuantía de la operación.
¿Pueden Otorgarse Condiciones Preferenciales?
Como regla general, no deben pactarse condiciones diferentes a las utilizadas por la organización con sus asociados para el mismo tipo de operación.
Esto comprende aspectos como:
Tasas.
Plazos.
Garantías.
Procedimientos de estudio y aprobación.
El hecho de ser directivo, administrador o persona vinculada no justifica recibir una tasa especial, una garantía más flexible o un plazo excepcional.
El régimen contempla una excepción para operaciones destinadas a necesidades de salud, educación, vivienda y transporte, siempre que exista previamente un reglamento expedido por el consejo de administración que establezca esas condiciones especiales de manera general.
El carácter previo del reglamento es fundamental: no debe crearse o modificarse una condición especial únicamente para beneficiar una operación que ya ha sido solicitada.
¿Qué Debe Quedar Documentado en el Acta?
El acta del consejo de administración constituye un elemento esencial para demostrar el cumplimiento del procedimiento.
No es suficiente registrar simplemente que determinado crédito fue aprobado.
Cuando corresponda, el acta debería permitir evidenciar:
La calidad de persona vinculada del solicitante.
La decisión adoptada por el consejo.
El número de votos favorables y el cumplimiento de la mayoría requerida.
La abstención del interesado cuando exista conflicto de interés.
La verificación de los límites de otorgamiento de crédito, cupos máximos de endeudamiento o concentración de riesgos que resulten aplicables.
Una documentación incompleta puede dificultar que la organización demuestre ante la Superintendencia de la Economía Solidaria que la operación fue aprobada conforme a las reglas correspondientes.
¿Qué Otras Incompatibilidades Deben Considerarse?
El artículo 60 de la Ley 454 de 1998 complementa este régimen con determinadas incompatibilidades.
Entre ellas, los miembros de la junta de vigilancia no pueden ser simultáneamente miembros del consejo de administración ni llevar asuntos de la organización como empleados o asesores.
Asimismo, los miembros del consejo de administración no pueden celebrar contratos de prestación de servicios o asesoría con la cooperativa.
La restricción descrita también comprende determinados cónyuges, compañeros permanentes y familiares de miembros de la junta de vigilancia, consejo de administración, representante legal y secretario general, dentro de los grados establecidos por la regulación.
Por esta razón, es importante diferenciar entre la posibilidad de acceder al crédito bajo un procedimiento especial y las restricciones existentes para contratar determinados servicios con la organización.
¿Qué Papel Cumplen la Revisoría Fiscal y la Junta de Vigilancia?
La revisoría fiscal debe incorporar dentro de sus procedimientos de revisión controles que permitan verificar el adecuado tratamiento de estas operaciones.
Entre los aspectos relevantes se encuentran:
Identificación y actualización de personas vinculadas.
Revisión de la aprobación mediante la mayoría correspondiente.
Verificación de que no existan condiciones preferenciales no reglamentadas.
Revisión de los cupos individuales y límites de concentración aplicables.
Correspondencia entre las condiciones aprobadas y las finalmente desembolsadas.
Por su parte, la junta de vigilancia debe ejercer su función de control social procurando que el acceso a los servicios de crédito se produzca bajo condiciones de igualdad entre los asociados y documentando las observaciones o requerimientos que correspondan.
¿Qué Responsabilidad Pueden Asumir los Consejeros?
La aprobación de un crédito a una persona vinculada no debe considerarse un trámite ordinario.
De acuerdo con el régimen descrito, los miembros del consejo de administración que aprueben operaciones en condiciones contrarias a las disposiciones legales y estatutarias pueden asumir responsabilidad personal y administrativa.
Las irregularidades también pueden generar actuaciones y sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, sin perjuicio de las consecuencias patrimoniales que puedan derivarse cuando la operación cause perjuicios a la organización.
Por esta razón, cada voto favorable debe estar respaldado por un análisis suficiente y por evidencia del cumplimiento de los requisitos correspondientes.
Controles que Recomendamos Revisar
Desde un enfoque preventivo, NBA Asesores S.A.S. recomienda que las organizaciones evalúen si actualmente cuentan, como mínimo, con los siguientes controles:
Registro actualizado de vinculados: identificar directivos, integrantes de la junta de vigilancia, representantes legales, asociados con participación igual o superior al 5 %, familiares comprendidos por la regulación y sociedades relacionadas.
Identificación en el sistema de cartera: establecer mecanismos que permitan marcar al solicitante como vinculado y evitar desembolsos sin el cumplimiento del procedimiento correspondiente.
Declaración en la solicitud de crédito: incorporar información que permita establecer si el solicitante tiene alguna condición de vinculación o parentesco relevante.
Verificación previa de límites: revisar antes de aprobar la operación los cupos individuales y límites de concentración que resulten aplicables, dejando evidencia de la revisión.
Reglamentación previa de condiciones especiales: cuando se contemplen condiciones especiales para salud, educación, vivienda o transporte, verificar la existencia previa del reglamento correspondiente.
Revisión periódica: incorporar los créditos a vinculados dentro del plan de trabajo de la revisoría fiscal y de la junta de vigilancia.
¿Qué Deben Hacer las Organizaciones?
Más que reaccionar cuando se presente una solicitud de crédito de un directivo o persona vinculada, resulta conveniente establecer previamente un procedimiento que permita identificar estas operaciones desde el momento de la solicitud.
La organización debería revisar su reglamento de crédito, bases de datos de vinculados, sistema de cartera, formatos de solicitud, modelos de actas y procedimientos de control, con el propósito de determinar si permiten cumplir adecuadamente las exigencias aplicables.
El objetivo es evitar que una operación aparentemente ordinaria termine convirtiéndose en un riesgo de crédito, de gobierno corporativo o de responsabilidad para los administradores.
NBA Asesores S.A.S. acompaña a las organizaciones de economía solidaria en la interpretación de estas disposiciones y en la revisión de sus procedimientos y controles, buscando que las decisiones de crédito se adopten con criterios técnicos, adecuada documentación y cumplimiento normativo.
Cordialmente,
NBA Asesores S.A.S.
Somos compañía para tu compañía.
Comentarios