Requisitos para que una factura sea deducible en renta y cuándo aplica el “documento soporte”

CIRCULAR INFORMATIVA – NBA ASESORES

En Colombia no todo gasto que pagas es automáticamente deducible en renta. Para que la DIAN lo acepte como costo, deducción o impuesto descontable, ese gasto debe cumplir unas condiciones formales y contables muy específicas, establecidas en el Estatuto Tributario y en las resoluciones sobre facturación electrónica. Estas reglas aplican tanto para empresas como para profesionales independientes que declaran renta.

A continuación te explicamos, en lenguaje claro, qué necesitas para que ese gasto sí te cuente fiscalmente.

1. El gasto debe ser necesario, proporcional y relacionado con tu actividad

Artículo 107 del Estatuto Tributario.

La DIAN exige que el gasto tenga relación directa con la generación de ingresos de tu negocio, que sea necesario para operar y que no sea excesivo frente al tamaño de la actividad. Esto es lo que se conoce como causalidad, necesidad y proporcionalidad.

Ejemplo práctico:

• Si eres una firma contable, puedes deducir software contable, papelería, conexión a internet o servicios de asesoría especializada.

• Un viaje vacacional personal, aunque lo pagues con la cuenta de la empresa, no es deducible.En resumen: tiene que ser un gasto del negocio, no de la vida personal.

  
  

2. Debe existir soporte válido: factura electrónica o documento soporte

2.1. Factura electrónica

Artículos 771-2 y 616-1 del Estatuto Tributario; Resolución 000042 de 2020 (DIAN), que regula los requisitos de la factura electrónica como soporte de costos, gastos e impuestos descontables. La factura debe ser emitida por un facturador autorizado y contener datos completos del vendedor y del comprador, descripción del bien o servicio, fecha, valor, impuestos, CUFE, etc.

Por qué importa:Si el gasto no está soportado con una factura electrónica válida, la DIAN puede rechazarlo en una revisión. Eso significa que pierdes la deducción y puedes tener ajustes y sanciones.

⚠️ Ojo: si tu proveedor “emite factura” pero no está habilitado como facturador electrónico ante la DIAN, ese documento no sirve como soporte fiscal.

2.2. ¿Y si el proveedor NO está obligado a facturar?

En esos casos existe otra figura: el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

¿Qué es?

Es el comprobante que reemplaza la factura cuando compras a una persona natural o proveedor que, por norma, no está obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente. Ejemplos típicos: un trabajador independiente sin obligación de facturar, un campesino, alguien que vende de manera ocasional. Este documento permite sustentar costos, deducciones o IVA descontable en tu contabilidad y en tu declaración de renta cuando no hay factura electrónica.

• Artículo 771-2 del Estatuto Tributario (sobre requisitos de los soportes para costos y deducciones).

• Artículo 616-1 del Estatuto Tributario (sistema de facturación).

• Resolución 000167 de 2021 de la DIAN y sus modificaciones, que reglamenta la expedición del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

  
  

Requisitos mínimos del documento soporte:

• Debe identificarse expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.

• Debe tener numeración consecutiva.

• Debe incluir fecha, datos del adquirente (tú) y del vendedor (nombre / NIT / documento), descripción detallada del bien o servicio y el valor de la transacción.

• En el modelo vigente, este documento soporte tiene transmisión electrónica a la DIAN bajo un anexo técnico definido por la misma entidad.

Dato clave:Aunque no haya factura electrónica, si haces el documento soporte correctamente, ese gasto sí puede ser aceptado fiscalmente.

3. El proveedor debe estar inscrito en el RUT

Artículo 177-2 del Estatuto Tributario.

Tus compras deben hacerse a contribuyentes reales, formalmente identificados. Si le compras a alguien que no está inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) o a un “proveedor ficticio”, la DIAN puede desconocer ese costo/deducción. La lógica de la norma es cerrar la puerta a compras simuladas o inventadas.

Recomendación NBA Asesores:Antes de hacer pagos importantes, valida que tu proveedor esté formalmente registrado y que la información coincida con lo que aparece en la factura o en el documento soporte.

4. El pago debe ser trazable (cuando aplica)

Artículo 771-5 del Estatuto Tributario.Para ciertos montos, la DIAN exige que el pago no sea “caja chica sin soporte”, sino que quede rastro bancario. Los pagos iguales o superiores a 100 UVT deben hacerse por medios electrónicos o bancarios (transferencia, consignación, tarjeta débito o crédito, etc.) para que sean deducibles.

Qué significa esto en la práctica:

• Si haces el pago en efectivo, y supera ese umbral, existe el riesgo de que la DIAN rechace el gasto como deducible.

• Lo sano es pagar por cuenta bancaria de la empresa, para dejar evidencia clara.

  
  

5. Debe estar contabilizado correctamente

Artículo 772 y siguientes del Estatuto Tributario.

No es suficiente “tener la factura guardada en el correo”.

El gasto debe:

1. Estar registrado en tu contabilidad con su soporte.

2. Ser coherente con la naturaleza del gasto (por ejemplo, si es un servicio profesional, debe ir donde corresponde).

3. Reflejarse en la declaración de renta.

Esto refuerza algo importante: contabilidad y renta no pueden ir por caminos distintos.

6. ¿Y el IVA? (si aplica)

Artículo 488 del Estatuto Tributario.

El IVA pagado en una compra solo es descontable cuando:

• La compra está relacionada con operaciones gravadas con IVA.

• El proveedor es responsable del impuesto y lo cobra de manera válida.

• Cumples los demás requisitos formales (factura electrónica o documento soporte, cuando corresponda).

Traducción al lenguaje empresa: que el IVA que pretendes descontar esté bien facturado y tenga relación con tu actividad que genera IVA.

Pregunta frecuente: ¿Cuándo debo generar yo el documento soporte?

Debes generarlo cuando compras a alguien que no está obligado a facturar electrónicamente.

Ejemplos reales:

• Le compras materia prima a un pequeño productor rural que no factura.

• Contratas un servicio puntual con una persona natural que no está obligada a facturar.

  
  

Ese documento soporte:

• Sustituye la factura.

• Te permite reconocer el costo, la deducción y (si aplica) el IVA descontable.

• Debe quedar pagado por un medio bancario a nombre del contribuyente (transferencia, consignación, tarjeta, etc.), porque la DIAN exige trazabilidad.

  
  

Si no generas el documento soporte, ese gasto puede ser rechazado en renta aun cuando el pago fue real.

¿Qué debería hacer tu empresa desde ya?

Desde NBA Asesores recomendamos implementar estas buenas prácticas internas:

1. Check de proveedor antes de comprar:

   • ¿Está inscrito en el RUT?

   • ¿Está habilitado para facturar electrónicamente?

2. Soporte correcto:

   • Factura electrónica válida, o

   • Documento soporte (si el proveedor no factura).

3. Pago trazable:

   • Evita efectivo en montos altos. Usa transferencia bancaria, consignación o tarjeta empresarial.

4. Registro contable inmediato:

   • Contabiliza con el soporte adjunto.

   • Asegúrate de que la naturaleza del gasto quede clara en el sistema contable y se vea reflejado en renta.

5. Archivo digital organizado:

   • Ten carpeta por proveedor / por mes.

   • Conserva facturas, documentos soporte y comprobantes de pago.Esto facilita responder a cualquier requerimiento de la DIAN.

     
     

Tener una factura no es suficiente. Para que ese gasto “valga” ante la DIAN como costo, deducción o IVA descontable, necesitas: relación real con tu actividad, soporte correcto, proveedor formal, pago trazable y registro contable adecuado.

En NBA Asesores te acompañamos para que todo esto no sea un dolor de cabeza, sino una ventaja: orden tributario, control interno y tranquilidad frente a la DIAN. Somos compañía para tu compañía.

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