ABC Empresarial para Importar en Colombia: Requisitos, Documentos y Cuidados Clave

Informe Ejecutivo

Importar mercancías a Colombia exige cumplir requisitos aduaneros, tributarios, cambiarios y documentales. No se trata únicamente de comprar un producto en el exterior: la empresa debe identificar correctamente la mercancía, verificar su subpartida arancelaria, revisar si requiere vistos buenos, calcular tributos, conservar soportes y atender el proceso de nacionalización ante la DIAN.

El régimen aduanero colombiano se encuentra principalmente regulado por el Decreto 1165 de 2019 y la Resolución 046 de 2019, normas que desarrollan el régimen de aduanas y sus procedimientos aplicables.

Desde NBA Asesores S.A.S. recomendamos que toda importación sea revisada previamente, especialmente cuando involucre productos sujetos a permisos, licencias, registros sanitarios, clasificación arancelaria compleja o valores que obliguen a actuar por medio de agencia de aduanas.

Informe Técnico

ABC de Importaciones en Colombia

A. Antes de Importar, Revise si la Empresa Está Lista

Para importar en Colombia, la empresa o persona natural debe contar con Registro Único Tributario —RUT— y tener registrada la actividad de importación. También debe estar preparada para gestionar trámites ante la DIAN, la VUCE, entidades de control y bancos autorizados para el pago de tributos aduaneros.

Antes de iniciar, conviene validar:

• RUT actualizado.

• Actividad económica relacionada con importación.

• Capacidad para pagar tributos aduaneros.

• Cuenta bancaria habilitada.

• Proveedor confiable en el exterior.

• Documentos comerciales completos.

• Posible necesidad de agencia de aduanas.

  
  

B. Busque la Subpartida Arancelaria del Producto

La subpartida arancelaria permite identificar el tratamiento aduanero, los tributos aplicables y los requisitos previos del producto. Según la información del MinCIT, la DIAN es la autoridad competente para determinar la clasificación arancelaria.

Este punto es clave porque de la subpartida dependen aspectos como:

• Gravamen arancelario.

• IVA aplicable.

• Vistos buenos.

• Registros sanitarios.

• Licencias previas.

• Restricciones o prohibiciones.

Una clasificación incorrecta puede generar mayores costos, demoras, sanciones o ajustes por parte de la autoridad aduanera.

C. Consulte si el Producto Requiere Permisos o Vistos Buenos

No todos los productos pueden importarse libremente. Algunos bienes requieren autorización previa de entidades como INVIMA, ICA, Ministerio de Minas, ANLA, Ministerio de Transporte, Ministerio de Agricultura, Superintendencia de Industria y Comercio, Agencia Nacional Minera, AUNAP, entre otras.

Por eso, antes de comprar en el exterior, se debe verificar si el producto está sujeto a:

• Registro de importación.

• Licencia previa.

• Registro sanitario.

• Permiso técnico.

• Certificado de origen.

• Visto bueno de autoridad competente.

  
  

D. Defina el Régimen de Importación Aplicable

En términos generales, las mercancías pueden estar sujetas a diferentes tratamientos: libre importación, licencia previa o restricciones especiales. La mayoría de productos pueden ingresar bajo libre importación, pero esto no elimina la obligación de revisar permisos, vistos buenos o requisitos técnicos.

La revisión previa evita que la empresa compre mercancías que luego no pueda nacionalizar oportunamente.

E. Evalúe Costos Antes de Comprar

El estudio previo de costos debe incluir mucho más que el precio del proveedor. El MinCIT recomienda analizar precio internacional, transporte internacional, costos de nacionalización y demás gastos asociados a la operación.

En la práctica, una importación puede incluir:

• Valor de la mercancía.

• Flete internacional.

• Seguro.

• Arancel.

• IVA de importación.

• Derechos antidumping o salvaguardias, si aplican.

• Almacenaje.

• Transporte interno.

• Honorarios de agencia de aduanas.

• Gastos bancarios y cambiarios.

F. Gestione la VUCE Cuando Sea Necesario

Cuando el producto requiera registro o licencia de importación, el trámite se realiza por medio de la Ventanilla Única de Comercio Exterior —VUCE—. Para bienes con valor mayor o igual a USD 30.000, el procedimiento exige registro, usuario, contraseña, firma digital y diligenciamiento electrónico del registro de importación. Para bienes de menor valor, el trámite también se gestiona ante el Grupo VUCE conforme al procedimiento señalado por el MinCIT.

El importador que actúe a través de agencia de aduanas o apoderado debe otorgar poder para que este pueda gestionar el registro en la VUCE.

G. Organice los Documentos Soporte

Para nacionalizar mercancías, normalmente se requieren documentos como factura comercial, lista de empaque, documento de transporte, certificado de origen si aplica, registro o licencia de importación, declaración de importación, declaración andina del valor cuando sea exigible y demás certificados o vistos buenos.

Los documentos más comunes son:

• Factura comercial.

• Lista de empaque.

• Documento de transporte.

• Certificado de origen, si aplica.

• Registro o licencia de importación, si se requiere.

• Vistos buenos.

• Declaración de importación.

• Declaración Andina del Valor, si aplica.

• Mandato aduanero, cuando intervenga agencia de aduanas.

H. Revise si Debe Contratar Agencia de Aduanas

Cuando la importación supera el valor FOB de USD 1.000, se debe contratar una agencia de aduanas para adelantar el proceso. Para importaciones que no superen ese valor, las personas naturales o jurídicas pueden actuar directamente, según las condiciones previstas para estos casos.

Contar con una agencia de aduanas no solo facilita el trámite, también ayuda a reducir errores en clasificación, documentos, liquidación de tributos y presentación de declaraciones.

I. Cumpla con el Procedimiento Cambiario

El pago al proveedor extranjero debe canalizarse a través de intermediarios del mercado cambiario autorizados, como bancos comerciales o entidades financieras autorizadas. El MinCIT señala que el importador debe girar las divisas al exterior previo diligenciamiento de la declaración de cambio correspondiente.

Este punto es importante porque la importación no solo tiene efectos aduaneros, sino también cambiarios y contables.

J. Realice la Nacionalización de la Mercancía

Una vez la mercancía llega a Colombia y se encuentra en depósito aduanero, se adelanta el proceso de nacionalización. Cuando existan dudas sobre descripción, cantidad, seriales o identificación del producto, se recomienda realizar una preinspección antes de presentar la declaración.

Si el valor de la importación es igual o superior a USD 5.000, debe diligenciarse la Declaración Andina del Valor en Aduana, documento soporte que sirve para determinar la base del pago de tributos aduaneros.

K. Liquide y Pague los Tributos Aduaneros

Los principales tributos asociados a una importación son el gravamen arancelario y el IVA. También pueden existir derechos antidumping, salvaguardias u otros pagos según el tipo de mercancía y su origen.

La liquidación de tributos se realiza a través de la Declaración de Importación y el pago se efectúa ante los intermediarios financieros autorizados.

L. Atienda la Selectividad Aduanera

Después de presentada la declaración y pagados los tributos, el sistema aduanero puede autorizar el levante automático o definir revisión documental o inspección física. En caso de inspección, la DIAN verifica la concordancia entre lo declarado y la mercancía presentada.

La empresa solo debe retirar la mercancía cuando el levante haya sido autorizado.

M. Conserve los Documentos Por Mínimo Cinco Años

Los soportes de la importación deben conservarse por un término mínimo de cinco años. Esta conservación es importante para atender revisiones, auditorías o requerimientos posteriores de la DIAN.

La documentación debe estar completa, organizada y disponible para consulta.

Declaración Especial de Importación

La Declaración Especial de Importación aplica para operaciones de importación al Territorio Aduanero Nacional desde zona franca permanente o permanente especial, respecto de productos terminados producidos, transformados o elaborados por usuarios industriales de bienes o de bienes y servicios.

Esta declaración puede ser presentada por el usuario industrial que produce, transforma o elabora el bien, o por el importador que adquiere las mercancías en el resto del territorio aduanero nacional.

Los documentos que la integran son:

• Certificados de integración.

• Formularios de movimiento de mercancías.

• Formulario 500 Especial.

La Declaración Especial de Importación debe presentarse a más tardar el primer día hábil del mes siguiente al mes en que se realizaron todas las salidas de mercancías. Además, el pago consolidado de los tributos aduaneros debe realizarse dentro de los cinco primeros días del mes siguiente.

Usuarios Aduaneros con Trámite Simplificado

Los usuarios aduaneros con trámite simplificado son aquellos autorizados por la DIAN para acceder a tratamientos especiales, previo cumplimiento de condiciones específicas. Esta figura no aplica automáticamente a cualquier importador.

La DIAN ha señalado que esta figura se relaciona con tratamientos como levante automático, pago consolidado y garantía global, bajo el marco del Decreto 1165 de 2019, el Decreto 360 de 2021 y la Resolución 046 de 2019.

Para las empresas, esto significa que el trámite simplificado puede facilitar operaciones aduaneras, pero exige cumplimiento permanente, buen comportamiento aduanero, tributario y cambiario, y atención a las condiciones fijadas por la autoridad.

Recomendaciones Finales Para las Empresas

Antes de importar, NBA Asesores S.A.S. recomienda:

• Verificar la subpartida arancelaria antes de comprar.

• Confirmar si el producto requiere vistos buenos o licencias.

• Calcular todos los costos de nacionalización.

• Revisar el Incoterm pactado con el proveedor.

• Validar si se requiere agencia de aduanas.

• Organizar los documentos desde el inicio.

• Cumplir el procedimiento cambiario.

• Conservar los soportes por el término exigido.

• Revisar el impacto contable y tributario de la operación.

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Una importación bien planeada reduce riesgos, evita sobrecostos y permite que la empresa tome decisiones con mayor seguridad.

Cordialmente,

NBA Asesores S.A.S.

Somos compañía para tu compañía.