Clientes del Régimen Simple: Nueva Revisión Obligatoria para Proveedores del Régimen Ordinario que Deben Autorretener

Informe Ejecutivo

Las empresas del régimen ordinario que venden bienes o prestan servicios a clientes inscritos en el Régimen Simple de Tributación deben revisar con especial cuidado el tratamiento de la retención en la fuente a título de renta.

El artículo 911 del Estatuto Tributario establece que los contribuyentes del SIMPLE no están sujetos a retención en la fuente a título de renta y, en general, tampoco están obligados a practicar retenciones ni autorretenciones, salvo en pagos laborales.

Esto significa que, cuando una empresa del régimen ordinario vende a un cliente del SIMPLE, dicho cliente no le practicará retención en la fuente a título de renta.

Sin embargo, si el proveedor pertenece al régimen ordinario y tiene la calidad de agente de retención, deberá practicarse a sí mismo la autorretención correspondiente.

Esta obligación no crea tarifas nuevas. La autorretención debe calcularse aplicando las reglas generales de retención en la fuente, de acuerdo con el concepto de la operación, la tarifa aplicable y las bases mínimas en UVT.

Para evitar omisiones, reprocesos o sanciones, NBA Asesores S.A.S. recomienda incorporar la verificación del RUT del cliente dentro del proceso de facturación, causación contable y declaración de retenciones.

Informe Técnico

1. Regla Principal del Artículo 911 del Estatuto Tributario

El artículo 911 del Estatuto Tributario regula un aspecto fundamental en las operaciones con contribuyentes del Régimen Simple de Tributación.

De acuerdo con esta norma, los contribuyentes del SIMPLE:

• No están sujetos a retención en la fuente a título de renta.

• No están obligados a practicar retenciones.

• No están obligados a practicar autorretenciones.

Solo conservan la excepción relacionada con pagos laborales.

En términos prácticos, cuando un cliente inscrito en el SIMPLE paga una factura a una empresa del régimen ordinario, no debe descontar retención en la fuente a título de renta, sin importar el concepto ni la cuantía de la operación.

2. La Autorretención Corresponde al Proveedor

La ausencia de retención por parte del cliente SIMPLE no significa que el recaudo anticipado del impuesto desaparezca.

La norma traslada la obligación al proveedor que recibe el pago, siempre que se cumplan dos condiciones:

• Que el proveedor sea contribuyente del impuesto sobre la renta en el régimen ordinario.

• Que el proveedor tenga la calidad de agente de retención.

Cuando estas condiciones concurren, el proveedor debe actuar como autorretenedor y practicarse a sí mismo la retención que su cliente le habría aplicado si perteneciera al régimen ordinario.

Esta precisión es importante porque la autorretención no procede en todos los casos. Si el proveedor no tiene la calidad de agente de retención conforme al artículo 368-2 del Estatuto Tributario, o si también pertenece al Régimen Simple de Tributación, no debe practicarse autorretención sobre ese ingreso.

3. Concepto, Tarifa y Base Aplicable

El artículo 911 del Estatuto Tributario no establece tarifas especiales para esta autorretención.

Por el contrario, la autorretención debe practicarse con base en las reglas generales de la retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta y complementarios.

Esto implica identificar correctamente:

• El concepto de la operación.

• La tarifa aplicable.

• La base mínima en UVT.

• El período en el cual debe registrarse y declararse.

Entre otros conceptos, pueden presentarse operaciones por compras, servicios, honorarios o arrendamientos, aplicando las tarifas generales que correspondan, tales como compras al 2,5 %, servicios al 4 % o 6 %, y honorarios al 10 % u 11 %, según el caso.

El inciso final del artículo 1.5.8.3.1 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016, en la versión incorporada por el Decreto 1091 de 2020, confirma que para la autorretención prevista en el artículo 911 del Estatuto Tributario se aplican las tarifas establecidas para el sistema general de retención en la fuente a título de renta.

4. Verificación del Cliente Inscrito en el SIMPLE

Antes de causar la venta o registrar la operación, la empresa proveedora debe verificar si el cliente pertenece al Régimen Simple de Tributación.

La forma práctica de hacerlo es revisar el RUT del cliente y confirmar la responsabilidad 47, correspondiente al Régimen Simple de Tributación.

Esta verificación debe conservarse como soporte, porque el artículo 1.5.8.3.1 del Decreto Único Tributario establece que la condición de responsable del SIMPLE se comprueba mediante la exhibición del certificado de inscripción en el RUT.

Además, las informaciones y pruebas deben conservarse conforme al artículo 632 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 46 de la Ley 962 de 2005.

5. Pasos Prácticos para Aplicar la Autorretención

Para aplicar correctamente este mecanismo, NBA Asesores S.A.S. recomienda que las empresas adopten el siguiente procedimiento interno:

• Verificar el RUT del Cliente

• Confirmar si el cliente tiene registrada la responsabilidad 47 del Régimen Simple de Tributación y conservar el soporte correspondiente.

• Confirmar la Calidad del Proveedor

• Validar que la empresa proveedora pertenezca al régimen ordinario y tenga la calidad de agente de retención.

• Identificar el Concepto de la Operación

• Determinar si se trata de una compra, servicio, honorario, arrendamiento u otro concepto sujeto a retención.

• Revisar la Base Mínima y la Tarifa

• Comparar la operación con la cuantía mínima aplicable en UVT y aplicar la tarifa correspondiente según las reglas generales.

• Registrar la Autorretención

• Contabilizar la autorretención en el mismo período de causación del ingreso. La factura no refleja esta autorretención, porque se trata de un movimiento interno del proveedor.

• Declarar y Pagar en el Formulario 350

• Incluir la autorretención en la declaración de retenciones del período correspondiente y pagarla dentro de los plazos del calendario tributario.

• Imputar el Valor en la Declaración de Renta

Los valores autorretenidos podrán imputarse como anticipo en la declaración anual del impuesto sobre la renta.

6. Precisiones Frente al IVA

La regla del artículo 911 del Estatuto Tributario se refiere a la retención en la fuente a título de renta.

En materia de IVA, debe revisarse una regla independiente. El numeral 9 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario establece que cuando un responsable de IVA del régimen ordinario compra bienes o servicios gravados a un contribuyente del SIMPLE, debe practicar retención a título de IVA.

Por lo tanto, el contribuyente del SIMPLE sí puede ser sujeto de retención, pero únicamente a título de IVA cuando actúa como vendedor de bienes o servicios gravados.

La DIAN confirmó esta diferencia en el Oficio 901166 de 2022, al precisar que las disposiciones del artículo 911 del Estatuto Tributario y del artículo 1.5.8.3.1 del Decreto Único Tributario aplican para el impuesto sobre la renta, mientras que el IVA exige un análisis independiente.

7. Precisiones Frente al ICA y Tributos Territoriales

El artículo 1.5.8.3.1 del Decreto Único Tributario extiende la no sujeción a la retención sobre el impuesto de industria y comercio consolidado integrado al SIMPLE.

También precisa que los contribuyentes del SIMPLE no son agentes de retención ni autorretenedores a título de ICA, avisos y tableros y sobretasa bomberil, salvo en pagos laborales.

Sin embargo, este análisis debe complementarse con las normas territoriales aplicables en cada municipio, especialmente en aquellos que cuentan con sistemas propios de retención de ICA.

8. Venta de Activos Fijos por Parte de Contribuyentes del SIMPLE

El reglamento introduce una precisión especial respecto de la venta de activos fijos.

No están sometidos a retención a título de renta los ingresos que el contribuyente del SIMPLE obtenga por la enajenación de bienes de su activo fijo poseídos por menos de dos años.

En cambio, si el activo fue poseído por dos años o más, la utilidad constituye ganancia ocasional, impuesto que no se encuentra integrado al SIMPLE, y en ese caso sí procede la retención correspondiente.

Tratándose de bienes raíces, la retención debe cancelarse ante el notario previamente a la enajenación, conforme lo precisó la DIAN en el Oficio 0637 de 2023.

La posesión por menos de dos años debe comprobarse ante el agente de retención, quien deberá conservar las pruebas respectivas.

9. Retenciones Practicadas Indebidamente

Puede ocurrir que, por desconocimiento de la calidad de contribuyente SIMPLE del vendedor, un cliente practique una retención a título de renta que no procedía.

En estos casos, el inciso final del artículo 1.5.8.3.1 del Decreto Único Tributario ordena que el agente retenedor reintegre los valores retenidos indebidamente, aplicando el procedimiento del artículo 1.2.4.16 del mismo decreto.

Es importante tener presente que los valores retenidos indebidamente no pueden imputarse en el recibo electrónico del SIMPLE. Por ello, el reintegro constituye la vía adecuada para recuperar dichos montos.

10. Diferencia con la Autorretención Especial

La autorretención prevista en el artículo 911 del Estatuto Tributario es independiente de la autorretención especial a título de renta regulada por el Decreto 2201 de 2016.

Esta última aplica a las sociedades exoneradas de aportes sobre la totalidad de sus ingresos gravados.

Por tanto, una misma venta puede generar ambas autorretenciones, debido a que obedecen a causas jurídicas distintas y no se excluyen entre sí.

11. Riesgos por Omitir la Autorretención

La omisión de la autorretención puede exponer al proveedor a sanciones por inexactitud o por corrección en las declaraciones de retención, además de los intereses moratorios que correspondan.

Por esta razón, la verificación del RUT del cliente no debe tratarse como una revisión ocasional, sino como un control permanente dentro del proceso de facturación, causación contable y cumplimiento tributario.

Recomendaciones de NBA Asesores

• Incorporar la Revisión del RUT en Facturación

  Antes de emitir o causar una factura, recomendamos verificar si el cliente pertenece al Régimen Simple de Tributación, especialmente cuando se trate de clientes nuevos o de operaciones recurrentes.

• Parametrizar el Tratamiento Contable

  La autorretención debe registrarse correctamente en la contabilidad del proveedor, aunque no aparezca discriminada en la factura.

• Revisar el Formulario 350

  Es necesario confirmar que las autorretenciones causadas por operaciones con clientes SIMPLE se incluyan en la declaración de retención en la fuente del período correspondiente.

• Separar el Análisis de Renta, IVA e ICA

  La regla de no retención del artículo 911 aplica para renta, pero no elimina automáticamente obligaciones relacionadas con IVA o tributos territoriales.

• Conservar Soportes

  El RUT del cliente, las pruebas de su calidad como contribuyente SIMPLE, la clasificación de la operación y los registros contables deben conservarse como soporte ante eventuales revisiones.

Nota Final

Esta circular tiene carácter informativo y orientador.

Su contenido se fundamenta en los artículos 911, 437-2 numeral 9 y 632 del Estatuto Tributario; en los artículos 1.5.8.3.1, 1.2.4.16 y 1.2.6.6 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016; en los Decretos 1468 de 2019, 1091 de 2020 y 2201 de 2016; en el artículo 46 de la Ley 962 de 2005; y en la doctrina de la DIAN contenida en los Oficios 901166 de 2022 y 0637 de 2023.

La aplicación a casos particulares debe validarse con nuestro equipo, considerando las condiciones específicas de cada contribuyente.

En NBA Asesores S.A.S. acompañamos a nuestros clientes en la revisión de sus procesos de facturación, retención, autorretención, parametrización contable y cumplimiento de las obligaciones declarativas asociadas al formulario 350.

Cordialmente,

NBA Asesores S.A.S.

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