ABC del 4x1.000 para Fondos de Empleados y Cooperativas: Instrucciones Clave para Aplicarlo Correctamente en Pagos, Ahorros, Aportes y Desembolsos de Crédito

Informe Ejecutivo

El GMF, conocido comúnmente como 4 x 1.000, debe analizarse cada vez que un fondo de empleados o cooperativa disponga recursos mediante retiros, pagos, transferencias, cheques, cruces contables, compensaciones, reintegros de aportes, desembolsos de crédito o reconocimiento de intereses.

Para las entidades del sector solidario, el punto central no es únicamente si hay salida de dinero desde una cuenta bancaria, sino si existe disposición de recursos, pago a un tercero, movimiento contable con efecto de pago o transferencia de valores.

De acuerdo con la guía base, los fondos de empleados y cooperativas vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria pueden actuar como agentes retenedores del GMF cuando capten ahorro y se configuren hechos generadores del impuesto.

Este ABC resume las instrucciones prácticas que debe seguir la entidad para identificar cuándo aplicar GMF, cuándo no aplicarlo, cómo manejar las cuentas exentas y qué controles internos conservar.

ABC Práctico para Aplicar el GMF

A. Antes de Realizar Cualquier Pago o Movimiento, Identifique Si Hay Disposición de Recursos

Debe revisarse si la operación implica disponer recursos de:

• Cuentas corrientes.

• Cuentas de ahorro.

• Cuentas de depósito.

• Recursos manejados mediante cheques.

• Movimientos contables que generen pagos o transferencias.

• Ahorros, aportes o saldos a favor de asociados.

La guía señala que el hecho generador del GMF está asociado a la disposición de recursos depositados en cuentas corrientes, de ahorro, cuentas de depósito y otros mecanismos previstos en el artículo 871 del Estatuto Tributario, salvo las operaciones expresamente exceptuadas.

Instrucción NBA: Antes de ejecutar el pago, tesorería y contabilidad deben preguntarse:

¿Esta operación mueve recursos, extingue una obligación o entrega valor económico a un asociado, proveedor, trabajador o tercero?

Si la respuesta es sí, debe analizarse el GMF.

B. Verifique Si el Fondo o la Cooperativa Actúa Como Agente Retenedor

Los agentes retenedores del GMF incluyen el Banco de la República y las entidades vigiladas por las Superintendencias Financiera y de Economía Solidaria, cuando en ellas se encuentren las cuentas o se realicen movimientos contables que impliquen traslado o disposición de recursos.

En el caso de fondos de empleados, cooperativas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito y asociaciones mutualistas, la guía precisa que actúan como agentes retenedores cuando capten ahorro.

Instrucción NBA: La entidad debe definir internamente:

• Si capta ahorro de sus asociados.

• Si realiza pagos directos o movimientos contables.

• Si tiene operaciones propias, de asociados o con terceros que generen disposición de recursos.

• Si el GMF lo debe practicar el banco o directamente la entidad solidaria.

C. Diferencie Entre Pago Bancario y Movimiento Contable

No todo GMF nace únicamente por retiros bancarios.

La guía indica que los débitos a cuentas contables o de otro género, diferentes a cuentas corrientes, de ahorro o depósito, causan GMF cuando se realizan para pagar o transferir a un tercero, salvo que el movimiento se origine en una cuenta bancaria y se configure una sola operación.

Instrucción NBA: Cuando exista cruce contable, compensación, abono interno, cancelación de deuda o pago sin salida bancaria directa, la entidad debe revisar si el movimiento equivale a un pago.

Ejemplos donde puede generarse GMF:

• Cruce de cartera contra aportes o ahorros.

• Compensación de saldos del asociado.

• Pago de gastos propios mediante movimiento contable.

• Abono a proveedores, trabajadores o terceros.

• Cancelación de cuentas por pagar mediante cruce interno.

D. Tenga Especial Cuidado Con Los Cruces Internos

Los cruces internos pueden generar GMF cuando extinguen obligaciones o transfieren valor a un tercero.

La guía explica que los movimientos contables que impliquen pago, incluyendo transacción, compensación o cruce contable, generan el gravamen cuando corresponda.

Instrucción NBA: Antes de hacer un cruce interno, el área contable debe documentar:

• Valor del cruce.

• Concepto del cruce.

• Asociado o tercero involucrado.

• Base sobre la cual se liquida el GMF.

• Soporte contable de la operación.

• Responsable de autorizar el movimiento.

E. En Retiros de Aportes o Ahorros, Analice Si Hay Reintegro al Asociado

Cuando se devuelven aportes o ahorros a un asociado, puede generarse GMF si hay disposición de recursos o transferencia al asociado.

La guía señala que, al ser el fondo o la cooperativa una entidad diferente de sus asociados, el reintegro de aportes en todo o en parte puede generar GMF a cargo de la entidad solidaria que transfiere los recursos, ya sea en efectivo o mediante débito a cuenta bancaria.

Instrucción NBA: En liquidaciones por retiro del asociado, debe elaborarse una liquidación que separe:

• Cartera o deudas pendientes.

• Aportes.

• Ahorros.

• Cruces internos.

• Saldos a favor o en contra.

• GMF aplicable.

• Valor neto a girar o cobrar.

F. En Desembolsos de Crédito, Revise a Quién Se Entrega el Dinero y Para Qué Se Usa

La guía diferencia tres escenarios clave:

1. Crédito Desembolsado Directamente al Asociado

Si el crédito se desembolsa al asociado mediante abono a cuenta a su nombre o cheque con cruce y negociabilidad restringida, puede estar exceptuado del GMF según el numeral 11 del artículo 879 del Estatuto Tributario.

Instrucción NBA: Verifique que la cuenta o cheque esté a nombre del asociado beneficiario del crédito.

b. Crédito Desembolsado a Un Tercero para Vivienda, Vehículo o Activo Fijo

Si el crédito se gira a un tercero, la exención solo procede cuando el destino sea adquisición de vivienda, vehículo o activos fijos, según la guía.

Instrucción NBA: Antes del desembolso, conserve soporte del destino:

• Promesa de compraventa.

• Factura.

• Contrato.

• Certificación del proveedor.

• Solicitud del asociado.

• Aprobación del crédito con destino específico.

c. Crédito Desembolsado a Un Tercero para Otros Conceptos

Cuando el crédito se desembolsa a un tercero con destino diferente a vivienda, vehículo o activo fijo, la guía indica que el fondo de empleados actúa como agente retenedor y debe aplicar GMF.

Instrucción NBA: No trate como exento un pago a tercero por conceptos como nómina, servicios, proveedores, obligaciones personales u otros destinos no cubiertos por la excepción.

G. Use Las Cuentas Exentas Únicamente para Operaciones Exentas

La cuenta exenta del GMF para desembolsos de crédito debe manejarse de forma exclusiva para las operaciones que cumplen los requisitos de exención.

La guía señala que, para hacer efectivas las exenciones, las cuentas corrientes o de ahorro deben identificarse y utilizarse exclusivamente para los recursos objeto de la exención; si no se cumple esta obligación, se causa el GMF y no procede devolución o compensación.

Instrucción NBA: La entidad debe implementar estos controles:

• Marcar formalmente las cuentas exentas.

• Evitar mezclar pagos exentos y gravados.

• No usar la cuenta exenta para gastos administrativos.

• No pagar proveedores ordinarios desde la cuenta exenta.

• Conciliar mensualmente los movimientos.

• Conservar soportes del destino de cada desembolso.

H. No Confunda Cantidad de Cuentas Con Uso Indebido de Cuentas

Según la guía, la restricción principal no está en tener necesariamente una única cuenta para estos fines, sino en que las cuentas identificadas manejen exclusivamente los recursos objeto de la exención.

Instrucción NBA: La entidad puede revisar su estructura bancaria, pero debe asegurar que cada cuenta marcada como exenta tenga trazabilidad y uso exclusivo.

Lo importante no es solo “tener la cuenta marcada”, sino demostrar que cada movimiento cumple la finalidad de la exención.

I. En Reconocimiento de Intereses, Revise Si Hay Pago, Abono o Capitalización

La guía presenta ejemplos donde el tratamiento del GMF cambia según la forma de reconocer o pagar intereses.

Cuando se cancela una cuenta por pagar de intereses y se abona en la cuenta de ahorros del asociado, puede aplicarse GMF. En cambio, si se trata de una simple provisión que aún no cancela una cuenta por pagar, no se configura el mismo efecto práctico.

Instrucción NBA: Antes de reconocer intereses sobre ahorros o CDAT, identifique:

• Si existe cuenta por pagar.

• Si se cancela la obligación.

• Si se abona al asociado.

• Si se gira mediante cheque.

• Si el banco retiene el GMF.

• Si se capitalizan intereses en un nuevo título.

J. Cuando El Banco Ya Retiene El GMF, Evite Doble Aplicación

La guía explica que, en ciertos casos, cuando el movimiento contable se origina en la disposición de recursos desde una cuenta corriente o de ahorros, se considera una sola operación y el gravamen lo retiene la entidad financiera donde se encuentra la cuenta.

Instrucción NBA: Antes de autorretener, verifique si el banco ya actuó como agente retenedor.

Esto evita duplicidades y permite soportar correctamente por qué la entidad no practicó una segunda retención.

K. En Pagos en Efectivo, También Debe Analizarse El GMF

La guía incluye casos en los que un fondo realiza pagos en efectivo con recursos provenientes de recaudos de caja, y señala que puede aplicarse GMF sobre el pago realizado.

Instrucción NBA: No asuma que el GMF solo aplica cuando hay banco.

Si el fondo paga en efectivo salarios, auxilios, gastos o valores a terceros, debe revisarse si existe disposición de recursos gravada.

L. Documente Las Operaciones y Conserve Soportes

La guía establece como obligaciones del agente retenedor: practicar la retención cuando haya lugar, presentar declaraciones semanales, consignar lo retenido en los plazos establecidos y conservar soportes por cinco años conforme al artículo 632 del Estatuto Tributario.

Instrucción NBA: Por cada operación sujeta a análisis de GMF, conserve:

• Comprobante contable.

• Soporte del pago.

• Identificación del beneficiario.

• Base gravable.

• Cálculo del GMF.

• Evidencia de retención bancaria, si aplica.

• Autorización interna.

• Documento que sustente la exención, cuando se use cuenta exenta.

Matriz Rápida de Decisión

Operación	¿Puede Generar GMF?	Instrucción Práctica
Retiro de cuenta bancaria	Sí	Verificar si el banco retiene
Pago mediante cheque	Sí, según el caso	Validar si hay una sola operación bancaria
Cheque de gerencia	Sí, puede ser hecho generador independiente	Revisar excepción aplicable
Cruce interno cartera vs ahorros/aportes	Sí	Calcular sobre el valor compensado
Reintegro de aportes al asociado	Sí	Analizar si hay transferencia o disposición
Desembolso de crédito al asociado	Puede estar exento	Usar cuenta exenta y soportar beneficiario
Desembolso a tercero para vivienda, vehículo o activo fijo	Puede estar exento	Soportar destino específico
Desembolso a tercero para otros fines	Sí	Aplicar GMF
Reconocimiento de intereses	Depende del tratamiento contable	Revisar si hay cuenta por pagar, abono o capitalización
Pago en efectivo con recaudos de caja	Sí, según el caso	Analizar como disposición de recursos

Recomendaciones NBA Asesores S.A.S.

1. Cree Una Política Interna de GMF

La entidad debe contar con una política clara para definir cuándo se aplica, cuándo no y quién aprueba la operación.

2. Separe Cuentas Exentas y Cuentas Operativas

Las cuentas exentas deben utilizarse únicamente para operaciones que cumplan los requisitos de exención.

3. Capacite a Tesorería y Contabilidad

El GMF no debe revisarse solo al cierre contable. Debe analizarse antes de ejecutar pagos, cruces o desembolsos.

4. Revise Mensualmente Las Operaciones Sensibles

Se recomienda revisar:

• Desembolsos de crédito.

• Cruces internos.

• Reintegros de aportes y ahorros.

• Pagos en efectivo.

• Reconocimiento de intereses.

• Movimientos desde cuentas exentas.

5. Soporte Cada Exención

Toda operación tratada como exenta debe tener documento que demuestre por qué no se aplicó GMF.

Conclusión

El GMF en fondos de empleados y cooperativas no debe manejarse como un cálculo automático, sino como una revisión operativa, contable y tributaria de cada movimiento.

La clave está en identificar si existe disposición de recursos, si interviene un tercero, si hay pago o compensación, si el banco ya practicó la retención y si la operación cumple realmente los requisitos de exención.

NBA Asesores S.A.S. acompaña a las entidades solidarias en la revisión de sus procedimientos, cuentas exentas, desembolsos de crédito, cruces contables y controles documentales, para que la aplicación del GMF sea técnica, clara y correctamente soportada.

Cordialmente,

NBA Asesores S.A.S.

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