Nuevas Obligaciones para las Empresas: Decreto 1040 de 2026 Exige Prevenir el Acoso, la Violencia y la Discriminación Laboral

Informe Ejecutivo

El Gobierno nacional expidió el Decreto 1040 del 5 de agosto de 2026, mediante el cual establece nuevas disposiciones para prevenir, atender y proteger a las personas frente al acoso, la violencia basada en género y la discriminación en los entornos laborales.

La norma, vigente desde el 6 de agosto de 2026, incorpora nuevas disposiciones al Decreto 1072 de 2015 y desarrolla aspectos de la reforma laboral establecida mediante la Ley 2466 de 2025.

Para las empresas, este decreto representa nuevas responsabilidades en materia de prevención y gestión de riesgos laborales, especialmente en lo relacionado con:

• La implementación y socialización de políticas y protocolos contra el acoso, la violencia y la discriminación.

• La actualización de reglamentos internos de trabajo y la información suministrada en los contratos.

• La adopción de mecanismos confidenciales para recibir y atender denuncias.

• La aplicación de medidas de protección para víctimas y testigos.

• La prevención de represalias contra quienes denuncien estas situaciones.

• La articulación de los procedimientos internos con el SG-SST y las autoridades competentes.

El principal cambio consiste en que las empresas no solo deben contar con políticas de prevención, sino también demostrar que estas se conocen, se aplican y cuentan con procedimientos efectivos de atención y protección.

Su incumplimiento puede dar lugar a investigaciones y sanciones por parte del Ministerio del Trabajo.

Informe Técnico

1. ¿Qué Cambia con el Decreto 1040 de 2026?

El Decreto 1040 de 2026 adiciona el Capítulo 8 al Decreto 1072 de 2015, estableciendo un marco de prevención, protección y atención frente a diferentes formas de violencia y discriminación en el trabajo.

Anteriormente, las empresas ya tenían obligaciones relacionadas con la prevención del acoso laboral y sexual, principalmente derivadas de la Ley 1010 de 2006 y la Ley 2365 de 2024.

La nueva reglamentación desarrolla estas disposiciones y exige una gestión más integral que incorpore políticas institucionales, protocolos de atención, medidas de protección y mecanismos de seguimiento.

Además, reconoce que el acoso y la violencia pueden manifestarse una sola vez o repetidamente, según las definiciones y circunstancias previstas en la regulación aplicable.

Esto exige que las organizaciones revisen sus procedimientos para evitar que conductas que requieren atención inmediata queden sin respuesta.

2. ¿A Qué Empresas y Personas Aplica?

El decreto tiene un ámbito de aplicación amplio, que comprende los sectores público y privado, tanto de la economía formal como informal.

La protección no se limita a los trabajadores vinculados mediante contratos laborales tradicionales.

También comprende, entre otros, a:

• Trabajadores asalariados.

• Contratistas y personas vinculadas mediante otras modalidades contractuales.

• Trabajadores independientes e informales.

• Aprendices, practicantes y pasantes.

• Personas voluntarias.

• Aspirantes a empleos y personas en procesos de selección.

• Personas que hayan sido despedidas.

• Personas que ejercen funciones o responsabilidades propias del empleador.

Las disposiciones abarcan entornos físicos y virtuales, incluyendo espacios relacionados con la formación para el trabajo.

Implicación para las empresas: los mecanismos de prevención y protección deben considerar las diferentes personas que participan en sus actividades y no limitarse exclusivamente al personal contratado laboralmente.

3. Implementación Obligatoria de una Política Integral de Prevención

El artículo 2.2.1.8.2.1 del Decreto 1072 de 2015, incorporado por el Decreto 1040 de 2026, establece la obligación de implementar y socializar una política de prevención del acoso, la violencia basada en género y la discriminación.

Esta política debe contemplar, entre otros aspectos:

• Participación de trabajadores y sindicatos en su construcción.

• Compromiso institucional de cero tolerancia frente al acoso, la violencia y la discriminación.

• Principios de igualdad, dignidad, confidencialidad, debida diligencia y no revictimización.

• Identificación de derechos y responsabilidades de trabajadores, empleadores, contratistas y terceros.

• Actividades de sensibilización, formación y prevención.

• Responsables, indicadores y mecanismos de seguimiento.

• Articulación con el SG-SST y las instancias competentes para atender las diferentes situaciones.

La política deberá publicarse y socializarse, garantizando espacios de formación y actualización anual.

¿Qué deben hacer las empresas?

Revisar sus políticas actuales e identificar si cumplen los requisitos establecidos. Cuando ya existan documentos relacionados con la prevención del acoso laboral o sexual, estos podrán articularse y actualizarse para evitar procedimientos duplicados.

4. Nuevo Protocolo de Atención, Investigación y Protección

Las empresas y entidades contratantes deben contar con un protocolo que establezca los procedimientos para prevenir, identificar, denunciar, atender, investigar y hacer seguimiento a situaciones de acoso, violencia y discriminación laboral.

Este instrumento debe contemplar:

• Recepción de denuncias: establecer canales seguros, accesibles y confidenciales.

• Responsables definidos: determinar las áreas o personas encargadas de recibir, tramitar y gestionar las situaciones reportadas.

• Medidas de protección: disponer de procedimientos para proteger a víctimas y testigos cuando exista una situación de riesgo.

• Investigación y debido proceso: garantizar actuaciones oportunas, imparciales y respetuosas de los derechos de las personas involucradas.

• Acciones correctivas: establecer las actuaciones que correspondan según los resultados de cada caso.

• Seguimiento y documentación: mantener registros y estadísticas que permitan evaluar la efectividad de las medidas, respetando la confidencialidad y la protección de datos personales.

Las denuncias podrán presentarse por medios electrónicos, físicos o verbales, sin que resulte obligatorio haber presentado previamente una denuncia penal.

Es importante precisar que las denuncias de acoso sexual y violencia basada en género requieren la aplicación de las rutas especiales y competencias previstas en la legislación, sin que necesariamente corresponda su investigación al Comité de Convivencia Laboral.

5. Actualización de Reglamentos Internos y Contratos

El artículo 2.2.1.8.2.2 establece obligaciones relacionadas con la incorporación de las disposiciones pertinentes en los reglamentos internos y la información sobre las políticas y protocolos de prevención.

En consecuencia, las empresas deberán revisar:

• El Reglamento Interno de Trabajo.

• Los contratos laborales.

• Las demás formas de vinculación contractual.

• Los procedimientos disciplinarios.

• Los mecanismos de comunicación de las políticas institucionales.

La finalidad es que las personas vinculadas conozcan la existencia y obligatoriedad de los procedimientos establecidos para prevenir y atender situaciones de violencia, acoso y discriminación.

Recomendación empresarial: verificar que los documentos laborales y contractuales sean coherentes con las políticas y protocolos adoptados, evitando contradicciones entre las diferentes disposiciones internas.

6. Medidas de Protección para Víctimas de Acoso y Violencia

El decreto establece que los empleadores y entidades contratantes deben adoptar medidas de protección proporcionales a las circunstancias de cada situación.

Entre las medidas contempladas se encuentran:

Medida	Finalidad
Separación de personas involucradas	Evitar nuevos contactos o situaciones de riesgo.
Ajustes de turnos y jornadas	Reducir la exposición a posibles agresiones.
Redistribución de funciones	Garantizar condiciones de trabajo seguras.
Teletrabajo	Proteger a la persona afectada cuando las circunstancias lo permitan.
Atención psicológica	Facilitar mecanismos de apoyo y acompañamiento.
Protección de información	Preservar la intimidad y confidencialidad de las personas involucradas.
Seguimiento de las medidas	Evaluar su efectividad y realizar los ajustes necesarios.

Las medidas deberán adoptarse con la debida diligencia, procurando que no representen un perjuicio para la persona denunciante.

La regulación también contempla la posibilidad de activar medidas inmediatas de protección sin exigir prueba previa de los hechos, cuando las circunstancias lo requieran.

Esto no implica atribuir automáticamente responsabilidad a la persona denunciada, pues deben garantizarse el debido proceso y el derecho de defensa.

7. Plazo Especial de Cinco Días Hábiles para Determinadas Medidas

Uno de los aspectos más relevantes del Decreto 1040 de 2026 se encuentra en el artículo 2.2.1.8.3.7.

En situaciones de acoso o violencia sexual, las víctimas pueden solicitar determinadas medidas de protección, entre ellas:

• Traslado del área de trabajo.

• Teletrabajo cuando existan condiciones de riesgo.

• Evitar labores que impliquen interacción con la persona investigada.

• Terminación del vínculo laboral o contractual por decisión expresa del trabajador o contratista, sin sanción por concepto de preaviso.

Estas medidas, cuando sean solicitadas por la víctima, deberán adoptarse en un término máximo de cinco (5) días hábiles, tomando en consideración la organización operativa de la entidad.

Es fundamental aclarar que este término corresponde a las medidas expresamente señaladas y no constituye un plazo general para investigar o resolver todas las denuncias.

8. Protección Frente a Represalias y Terminaciones Contractuales

El artículo 2.2.1.8.2.7 establece mecanismos de protección para las personas que presenten denuncias o participen como testigos en procesos relacionados con acoso o violencia laboral.

La disposición señala que carecerán de efecto las terminaciones unilaterales del contrato de trabajo o las destituciones de la víctima que se produzcan durante los seis (6) meses siguientes a la presentación de la petición, siempre que se verifique la ocurrencia de los hechos denunciados por vía judicial, administrativa o de control.

Esta protección no debe interpretarse como una prohibición absoluta de terminar cualquier contrato durante dicho período.

Cada situación requiere evaluar las circunstancias, las causas de la decisión y las condiciones establecidas legalmente.

Adicionalmente, el decreto contempla la suspensión de evaluaciones de desempeño de víctimas de acoso o violencia laboral durante el período determinado mediante el correspondiente dictamen de la EPS.

Implicación empresarial: las decisiones de terminación contractual y evaluación de desempeño deben analizarse cuidadosamente cuando existan denuncias relacionadas con estas conductas, evitando actuaciones que puedan constituir represalias.

9. Articulación con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

El Decreto 1040 de 2026 también refuerza la relación entre la prevención de estas conductas y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Las empresas deberán articular sus procedimientos para:

• Identificar y valorar los riesgos psicosociales asociados a las situaciones reportadas.

• Activar mecanismos de atención y acompañamiento.

• Coordinar, cuando corresponda, la atención emocional y psicológica a través de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

• Desarrollar actividades preventivas y de sensibilización.

• Implementar medidas de intervención y seguimiento.

Estas actuaciones buscan que la prevención del acoso y la violencia forme parte de la gestión integral de los riesgos laborales y no se limite a procedimientos administrativos o disciplinarios.

10. Confidencialidad, No Revictimización y Debido Proceso

Los procedimientos empresariales deberán proteger la dignidad, intimidad y derechos de todas las personas involucradas.

En particular, deberán contemplar:

• Tratamiento confidencial de las denuncias.

• Protección de datos personales y sensibles.

• Prevención de represalias y nuevas situaciones de violencia.

• Respeto por el derecho de defensa.

• Investigación imparcial y oportuna.

• Medidas para evitar la revictimización.

En situaciones de violencia basada en género, el decreto reconoce el derecho de las víctimas a no ser confrontadas con su presunto agresor y establece garantías frente a procedimientos conciliatorios improcedentes.

La implementación de estas disposiciones requiere que las empresas diferencien los mecanismos generales de convivencia laboral de las rutas especiales aplicables a determinadas formas de violencia.

11. ¿Qué Sanciones Pueden Enfrentar las Empresas?

El Decreto 1040 de 2026 establece que el Ministerio del Trabajo ejercerá funciones de vigilancia y sanción frente a la inexistencia o falta de socialización de la política y el protocolo de prevención.

Estas actuaciones se desarrollarán conforme a los artículos 485 y 486 del Código Sustantivo del Trabajo.

Dentro del régimen sancionatorio aplicable, las multas pueden alcanzar hasta 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, dependiendo de la infracción, las circunstancias y los criterios legales correspondientes.

Esto no significa que cualquier incumplimiento genere automáticamente la sanción máxima.

La autoridad deberá adelantar el procedimiento administrativo correspondiente y valorar los hechos de acuerdo con la legislación aplicable.

Por esta razón, resulta fundamental que las empresas conserven evidencia de la implementación y socialización de sus políticas y protocolos.

12. ¿Qué Deben Hacer las Empresas para Cumplir?

Teniendo en cuenta que el decreto se encuentra vigente desde el 6 de agosto de 2026 y no contempla un período general de transición, es recomendable revisar oportunamente los mecanismos internos de prevención y atención.

Las principales acciones son:

Acción Recomendada	Prioridad
Revisar y actualizar la política de prevención del acoso y la discriminación.	Alta
Implementar o ajustar el protocolo de atención y protección.	Alta
Revisar reglamentos internos y contratos.	Alta
Establecer canales confidenciales de denuncia.	Alta
Definir responsables y procedimientos de atención.	Alta
Coordinar las rutas con el SG-SST y la ARL.	Alta
Capacitar a directivos, trabajadores y responsables de los procedimientos.	Alta
Documentar la socialización y aplicación de las políticas.	Alta
Establecer mecanismos de evaluación y seguimiento.	Media-alta
Diferenciar las rutas de convivencia laboral de las aplicables al acoso sexual.	Alta

Estas acciones constituyen recomendaciones de implementación empresarial y deberán adaptarse al tamaño, estructura, actividad y riesgos particulares de cada organización.

13. Vigencia y Fechas Importantes

Concepto	Fecha o Condición
Expedición del Decreto 1040 de 2026	5 de agosto de 2026
Publicación en el Diario Oficial	6 de agosto de 2026
Entrada en vigencia	6 de agosto de 2026
Período general de transición	No previsto
Formación y actualización de políticas y protocolos	Anualmente
Medidas especiales para víctimas de acoso o violencia sexual	Máximo 5 días hábiles, en los casos previstos
Protección frente a determinadas terminaciones retaliatorias	6 meses, bajo las condiciones legales

14. Conclusiones y Recomendaciones para las Empresas

El Decreto 1040 de 2026 representa un fortalecimiento de las obligaciones empresariales relacionadas con la prevención y atención del acoso, la violencia basada en género y la discriminación laboral.

Su aplicación exige que las organizaciones trasciendan la existencia formal de políticas y adopten procedimientos efectivos que permitan prevenir riesgos, gestionar denuncias y proteger los derechos de las personas involucradas.

En este contexto, resulta prioritario que los empleadores:

• Revisen el cumplimiento de las nuevas disposiciones.

• Actualicen sus instrumentos internos cuando sea necesario.

• Fortalezcan la capacitación y sensibilización de sus equipos.

• Establezcan mecanismos de atención y protección oportunos.

• Documenten las actividades realizadas como evidencia de cumplimiento.

NBA Asesores S.A.S. recomienda realizar una revisión integral de las políticas, protocolos, contratos y reglamentos internos, con el propósito de identificar oportunidades de actualización y prevenir contingencias laborales, administrativas y reputacionales.

La adecuada implementación de estas medidas no solo contribuye al cumplimiento normativo, sino también a la construcción de ambientes laborales seguros, respetuosos y productivos.

Fundamento Normativo

• Decreto 1040 de 2026: disposiciones sobre prevención, atención y protección frente al acoso, la violencia y la discriminación laboral.

• Decreto 1072 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

• Ley 1010 de 2006: prevención, corrección y sanción del acoso laboral.

• Ley 1257 de 2008: medidas de prevención y protección frente a la violencia y discriminación contra las mujeres.

• Ley 2365 de 2024: prevención, protección y atención del acoso sexual en el contexto laboral y educativo.

• Ley 2466 de 2025: reforma laboral.

• Ley 2528 de 2025: aprobación del Convenio 190 de la Organización Internacional del Trabajo.

• Ley 1581 de 2012: protección de datos personales.

Cordialmente,

NBA Asesores S.A.S.

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