Nuevo Concepto DIAN 010193 de 2026: Empresas Podrán Soportar Costos y Deducciones Laborales Aunque Transmitan la Nómina Electrónica Fuera del Plazo
Informe Ejecutivo
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), mediante el Concepto 010193, interno 831, del 1 de junio de 2026, aclaró un aspecto fundamental para las empresas: la transmisión extemporánea de la nómina electrónica no implica automáticamente la pérdida del derecho a reconocer fiscalmente los costos y deducciones laborales, incluso cuando el documento se genere y transmita durante el período gravable siguiente.
Esta interpretación representa una precisión importante para los empleadores que, por errores administrativos, omisiones o dificultades operativas, no hayan transmitido oportunamente la información correspondiente a salarios, prestaciones sociales y demás conceptos laborales.
Sin embargo, la DIAN establece condiciones: las empresas deberán demostrar la existencia de la relación laboral, la realidad del pago o abono en cuenta, el cumplimiento de los requisitos sustanciales y la transmisión del documento dentro de un período temporal razonable.
La aclaración no elimina los plazos legales ni constituye una autorización para transmitir la nómina electrónica en cualquier momento.
Informe Técnico
1. ¿Qué Aclaró la DIAN con el Concepto 010193 de 2026?
Hasta ahora, una de las principales preocupaciones de los empresarios era la posibilidad de perder la deducibilidad de los gastos laborales cuando los documentos soporte de pago de nómina electrónica no se transmitían dentro de los plazos establecidos.
Mediante el Concepto 010193 de 2026, la DIAN precisó que el incumplimiento del plazo de transmisión no constituye, por sí solo, una razón suficiente para desconocer los costos y deducciones laborales.
En consecuencia, los gastos laborales correspondientes a un determinado año gravable pueden conservar su procedencia fiscal aunque los documentos electrónicos se generen o transmitan durante el año siguiente, siempre que se cumplan las condiciones exigidas.
Esta interpretación desarrolla el principio de sustancia sobre la forma y reconoce que los documentos electrónicos tienen una finalidad probatoria: respaldar operaciones económicas que efectivamente ocurrieron.
La aclaración complementa el Concepto DIAN 011042, interno 1239, de 2024, cuya doctrina permanece vigente en los aspectos no modificados.
2. ¿Cuál Es el Plazo Ordinario para Transmitir la Nómina Electrónica?
El artículo 8 de la Resolución DIAN 000013 de 2021, compilado en el artículo 1.5.3.4.1.1 de la Resolución Única DIAN 000227 de 2025, establece que los empleadores obligados deben transmitir los documentos soporte de pago de nómina electrónica dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al que corresponde el pago o abono en cuenta.
Por ejemplo, la nómina correspondiente a diciembre de 2025 debía transmitirse, bajo la regla ordinaria, dentro de los primeros diez días de enero de 2026.
Por tanto, a octubre de 2026, los plazos ordinarios correspondientes a las nóminas del año 2025 ya se encuentran vencidos.
No obstante, el nuevo pronunciamiento permite distinguir dos situaciones:
Incumplimiento formal: la empresa no transmitió oportunamente el documento electrónico.
Procedencia fiscal: la empresa puede demostrar que los costos y deducciones laborales son reales y cumplen los requisitos tributarios aplicables.
El incumplimiento formal no significa necesariamente que el gasto laboral deba rechazarse fiscalmente.
3. ¿Qué Requisitos Deben Cumplir las Empresas para Conservar la Deducibilidad?
La posibilidad de reconocer los costos y deducciones laborales no es automática.
De acuerdo con la interpretación de la DIAN, deben verificarse las siguientes condiciones:
Existencia de la relación laboral: acreditar que los pagos corresponden a trabajadores vinculados mediante una relación laboral o legal y reglamentaria.
Realidad de la operación: demostrar que los valores reconocidos corresponden a obligaciones laborales efectivas.
Pago o abono en cuenta: contar con evidencia del pago o reconocimiento correspondiente, según las reglas fiscales aplicables.
Correspondencia con el período gravable: demostrar que los costos y deducciones pertenecen al año en el cual se solicita su reconocimiento.
Cumplimiento de requisitos sustanciales: verificar las demás condiciones tributarias exigibles para cada concepto.
Transmisión en un período razonable: generar y transmitir los documentos electrónicos dentro de un término compatible con la finalidad del sistema.
Importante: el Concepto 010193 de 2026 no establece un número específico de días adicionales para corregir la transmisión extemporánea.
Por ello, las empresas deben evitar interpretar esta doctrina como una ampliación indefinida de los plazos.
4. ¿Qué Ocurre Cuando la Empresa Omitió Prestaciones Sociales en la Nómina Electrónica?
Una de las situaciones que puede presentarse durante las revisiones tributarias es la identificación de prestaciones sociales reconocidas contablemente que no fueron incluidas correctamente en los documentos soporte de pago de nómina electrónica.
Entre los conceptos que deben revisarse se encuentran:
Cesantías: verificar su causación, reconocimiento y tratamiento fiscal.
Intereses a las cesantías: comprobar los valores liquidados y los pagos o abonos en cuenta correspondientes.
Prima de servicios: conciliar las liquidaciones laborales con los valores reportados electrónicamente.
Vacaciones: identificar su tratamiento laboral, contable y tributario, según correspondan a vacaciones disfrutadas, compensadas o provisionadas.
Dotación: revisar su naturaleza y soporte fiscal, sin asumir que necesariamente debe reportarse como una prestación social en dinero.
Es fundamental tener presente que no todos los conceptos laborales tienen idénticas reglas de reconocimiento fiscal ni de reporte electrónico.
La contabilización de un gasto no garantiza, por sí misma, su aceptación tributaria.
5. ¿Cómo Deben Corregirse las Omisiones en la Nómina Electrónica?
Cuando una empresa identifica diferencias entre sus registros laborales, contables y los documentos transmitidos a la DIAN, debe realizar una revisión técnica antes de proceder con la corrección.
Es importante distinguir entre dos situaciones:
Cuando No Se Generó el Documento Original
Si no se transmitió el documento soporte correspondiente a un trabajador y período determinado, deberá verificarse el procedimiento técnico para su generación y transmisión.
Cuando el Documento Original Contiene Errores u Omisiones
Si el documento fue transmitido, pero presenta inconsistencias en los conceptos o valores reportados, deberá evaluarse la utilización de la nota de ajuste, de conformidad con el anexo técnico aplicable.
En cualquiera de los casos, la empresa deberá conservar los documentos electrónicos, archivos XML, identificadores, fechas reales de transmisión y respuestas de validación.
La DIAN también aclara que las transmisiones realizadas en ambiente de habilitación o pruebas no equivalen a las transmisiones definitivas en ambiente de producción.
6. ¿Qué Sucede Si la DIAN Detecta las Omisiones Durante una Visita Tributaria?
Esta aclaración adquiere especial relevancia para las empresas que se encuentran atendiendo fiscalizaciones, requerimientos o procedimientos de devolución y/o compensación de saldos a favor.
Si durante una visita de la DIAN se identifican prestaciones sociales u otros conceptos laborales que no fueron reportados oportunamente, la empresa deberá evaluar la subsanación inmediata de las omisiones.
Para estos casos, se recomienda:
Identificar los conceptos omitidos: determinar los trabajadores, períodos y valores involucrados.
Revisar los documentos electrónicos: establecer cuáles fueron transmitidos y cuáles requieren generación o ajuste.
Adelantar la subsanación: coordinar con el proveedor tecnológico la transmisión de los documentos correspondientes.
Obtener la validación: confirmar que los documentos fueron efectivamente recibidos y validados por la DIAN.
Preparar una conciliación: comparar los registros contables, liquidaciones laborales, pagos y documentos electrónicos.
Organizar los soportes: conservar contratos, comprobantes, liquidaciones y demás pruebas de las operaciones.
Informar a la DIAN: cuando corresponda, presentar una explicación documentada y solicitar su incorporación al expediente administrativo.
Debe aclararse que la existencia de una visita tributaria no concede una prórroga automática ni garantiza que la administración acepte los valores objeto de revisión.
La aceptación dependerá de la evaluación del caso, la documentación aportada y el cumplimiento de los requisitos aplicables.
7. ¿Qué Riesgos Permanecen para las Empresas?
Aunque la doctrina favorece una interpretación basada en la realidad económica, esto no significa que desaparezcan las obligaciones formales ni los riesgos fiscales.
Las empresas deben considerar que:
La obligación de generar y transmitir oportunamente la nómina electrónica continúa vigente.
La transmisión extemporánea no subsana automáticamente las demás inconsistencias laborales o tributarias.
La DIAN puede verificar la procedencia de los costos y deducciones.
La falta de soportes suficientes puede comprometer el reconocimiento fiscal de los valores.
El incumplimiento de las obligaciones formales puede generar las consecuencias previstas en las normas aplicables.
La doctrina no garantiza un resultado favorable en procedimientos de fiscalización o devolución.
Por tanto, el Concepto 010193 de 2026 constituye un criterio interpretativo relevante para sustentar la procedencia fiscal de determinados costos laborales, pero no reemplaza el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
8. Recomendaciones de NBA Asesores para las Empresas
Desde NBA Asesores S.A.S. recomendamos fortalecer los procedimientos de control y conciliación de nómina electrónica mediante las siguientes acciones:
Realizar conciliaciones mensuales entre nómina, contabilidad y documentos electrónicos transmitidos.
Verificar que las prestaciones sociales y demás conceptos laborales se reporten conforme a su naturaleza y las especificaciones técnicas.
Establecer controles de seguimiento sobre los documentos rechazados, pendientes de transmisión o sujetos a ajustes.
Conservar los soportes laborales y tributarios que permitan demostrar la realidad económica de las operaciones.
Revisar oportunamente las diferencias identificadas antes de la presentación de las declaraciones tributarias.
Evaluar los períodos anteriores para identificar posibles omisiones y definir las acciones de subsanación que correspondan.
La principal recomendación es no esperar a una visita o requerimiento de la DIAN para corregir inconsistencias en la nómina electrónica.
9. Fundamento Normativo y Doctrinal
La interpretación desarrollada en esta circular se fundamenta principalmente en las siguientes disposiciones:
Concepto DIAN 010193, interno 831, del 1 de junio de 2026: aclara los efectos fiscales de la generación y transmisión extemporánea del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Concepto DIAN 011042, interno 1239, de 2024: establece antecedentes doctrinales sobre la validez fiscal de los documentos transmitidos extemporáneamente.
Resolución DIAN 000013 de 2021: regula el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Resolución Única DIAN 000227 de 2025: compila las disposiciones relacionadas con la nómina electrónica.
Artículo 771-2 del Estatuto Tributario: disposición considerada por la DIAN en su interpretación sobre la acreditación fiscal de las operaciones.
Fuentes Oficiales:
Conclusión
El Concepto DIAN 010193 de 2026 representa una aclaración importante para los empleadores, al reconocer que la transmisión extemporánea de la nómina electrónica no conduce necesariamente al desconocimiento de los costos y deducciones laborales.
Esta interpretación permite sustentar fiscalmente gastos correspondientes a períodos anteriores, incluso cuando su documentación electrónica se genere o transmita en el año gravable siguiente, siempre que exista evidencia suficiente de la operación, se cumplan los requisitos sustanciales y la transmisión se efectúe en un período temporal razonable.
Para las empresas, el mensaje es claro: corregir oportunamente las omisiones, conservar soportes adecuados y fortalecer los controles internos resulta fundamental para reducir contingencias tributarias.
En NBA Asesores S.A.S. continuamos acompañando a nuestros clientes en la interpretación de los pronunciamientos de la DIAN y en la implementación de medidas que contribuyan al adecuado cumplimiento de sus obligaciones empresariales.
Actualización de Nuestro NB-ABC
El criterio doctrinal contenido en el Concepto DIAN 010193 de 2026 se incorpora como actualización de nuestro NB-ABC | Nómina Electrónica para Empresas: Qué Debes Transmitir, Cuándo Hacerlo y Cómo Evitar Riesgos Fiscales, con el propósito de complementar la información sobre los plazos de transmisión, el tratamiento de las omisiones y sus efectos en el reconocimiento fiscal de costos y deducciones laborales.
Cordialmente,
NBA Asesores S.A.S.
Somos compañía para tu compañía.
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