NB-ABC | Nuevo POS Electrónico para Comerciantes: Qué Datos Puede Pedir y Cuándo Sirve Como Soporte Tributario
Actualizado: hace 3 días
Informe Ejecutivo
El Documento Equivalente Electrónico POS dejó de ser una simple tirilla de caja para convertirse en un documento electrónico que debe generarse, transmitirse y validarse ante la DIAN, cuando el obligado a facturar opte por utilizar este sistema en las operaciones en las que sea procedente expedir documento equivalente.
Este cambio impacta directamente a establecimientos de comercio, restaurantes, puntos de venta, supermercados, droguerías, tiendas, contribuyentes del Régimen Simple de Tributación, responsables de IVA, responsables del impuesto nacional al consumo —INC— y, en general, a comerciantes obligados a facturar que realizan ventas directas al consumidor.
La principal recomendación para las empresas es revisar que su sistema POS esté actualizado, que la numeración esté vigente, que el comprador sea identificado correctamente cuando lo solicite y que no se exijan datos personales no autorizados por la normativa.
NBA Asesores S.A.S. recomienda tratar este tema no solo como un asunto tecnológico, sino como un punto clave de cumplimiento tributario, protección de datos personales y soporte fiscal para clientes y compradores.
Informe Técnico
A. Qué Es el Documento Equivalente Electrónico POS
El POS es el Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
Se utiliza principalmente en establecimientos de comercio y puntos de venta que realizan operaciones directamente con consumidores.
Aunque el comprador pueda recibir una tirilla o representación gráfica impresa, el soporte fiscal no es simplemente el papel entregado en caja. El soporte corresponde al documento electrónico generado, transmitido y validado conforme a las condiciones técnicas establecidas por la DIAN.
La DIAN ha señalado que el documento equivalente electrónico hace parte del sistema de facturación electrónica y debe sustituir los documentos equivalentes físicos en los casos regulados por la normativa aplicable.
B. Cuál Es el Fundamento Normativo
La regulación del Documento Equivalente Electrónico POS se ha desarrollado principalmente a través de:
Resolución DIAN 000165 de 2023, mediante la cual se desarrolló el sistema de facturación, se expidió el anexo técnico del Documento Equivalente Electrónico y se establecieron condiciones de generación, transmisión, validación, expedición y entrega.
Resolución DIAN 000008 de 2024, que modificó aspectos relacionados con los plazos de implementación.
Resolución DIAN 000202 de 2025, que precisó los datos que pueden solicitarse al comprador para la expedición de la factura electrónica o del Documento Equivalente Electrónico.
Resolución Única DIAN 000227 de 2025, mediante la cual la DIAN expidió una resolución única en materia tributaria, aduanera y cambiaria de su competencia, compilando disposiciones aplicables.
En términos prácticos, estas normas obligan a los establecimientos a revisar sus procesos de facturación, sus sistemas POS, la forma en que solicitan datos al comprador y la manera en que entregan el documento.
C. Quiénes Pueden Utilizar el POS Electrónico
El Documento Equivalente Electrónico POS puede ser utilizado por los sujetos que cumplan estas condiciones:
Estar obligados a facturar.
Realizar operaciones en las cuales sea procedente expedir documento equivalente.
Optar por expedir el Documento Equivalente Electrónico POS.
Este documento es frecuente en establecimientos responsables de IVA, responsables del impuesto nacional al consumo —INC—, contribuyentes del Régimen Simple de Tributación y demás comerciantes obligados a facturar.
Sin embargo, su uso no depende únicamente de la responsabilidad tributaria del establecimiento. También debe revisarse el tipo de operación realizada y que el obligado haya optado por este mecanismo dentro del sistema de facturación.
D. Existe un Límite de Valor para Expedir el POS Electrónico
No.
El Documento Equivalente Electrónico POS puede expedirse independientemente del valor total de la operación.
Esto significa que el establecimiento no debe asumir que el POS solo aplica para compras de bajo monto. Lo relevante es que se trate de una operación en la cual proceda expedir documento equivalente y que el obligado haya optado por este sistema.
E. Qué Datos Puede Solicitar el Establecimiento al Comprador
Cuando el comprador solicite que el documento sea expedido a su nombre, el establecimiento únicamente podrá solicitar:
Nombre y apellidos o razón social.
Tipo y número de identificación.
Correo electrónico.
El correo electrónico tiene como finalidad permitir el envío del documento por medios digitales. No obstante, el comprador puede abstenerse de suministrarlo cuando solicite recibir la representación gráfica impresa del documento, de acuerdo con la regulación introducida por la Resolución DIAN 000202 de 2025.
En consecuencia, el establecimiento no debe exigir datos como:
Dirección.
Número de teléfono.
Número de celular.
Fecha de nacimiento.
Otros datos personales no autorizados.
La solicitud de información debe limitarse a lo necesario para expedir correctamente el documento y cumplir la normativa tributaria.
F. Puede el Establecimiento Obligar al Comprador a Usar un Código QR o Formulario Digital
El establecimiento puede implementar códigos QR, aplicaciones, tabletas u otros medios tecnológicos para facilitar la entrega de información.
Sin embargo, estos mecanismos no deben convertirse en la única vía para que el comprador solicite el documento a su nombre.
El establecimiento debe mantener un canal presencial y directo para que el comprador pueda suministrar sus datos verbalmente o por escrito.
En la práctica, esto significa que no es recomendable condicionar la expedición del POS electrónico o de la factura electrónica al diligenciamiento obligatorio de un formulario digital, especialmente cuando el comprador está presente en el punto de venta y solicita ser identificado en el documento.
G. Qué Ocurre Cuando el Comprador No Solicita el POS a Su Nombre
Cuando el comprador no solicita que el documento sea expedido a su nombre, el establecimiento no debe pedirle información personal.
En estos casos, puede registrarse la operación bajo la identificación genérica:
Consumidor final: Número de identificación: 222222222222
Este número contiene doce dígitos.
Desde el punto de vista empresarial, esta práctica facilita la operación en ventas al público. Sin embargo, debe manejarse correctamente para evitar que documentos expedidos a consumidor final sean usados indebidamente como soporte tributario por terceros.
H. El POS a Consumidor Final Sirve Como Soporte Tributario
Cuando el documento se expide a nombre de consumidor final con el número 222222222222, no puede utilizarse como soporte para:
Costos o gastos en el impuesto sobre la renta.
Deducciones tributarias.
Impuestos descontables en IVA.
Para que el Documento Equivalente Electrónico POS pueda servir como soporte tributario, el comprador debe estar debidamente identificado con su nombre o razón social y número de identificación, además de cumplirse los demás requisitos legales.
Por eso, cuando una empresa realiza compras que necesita soportar fiscalmente, debe solicitar oportunamente que el documento sea expedido a su nombre o pedir factura electrónica de venta, según corresponda.
I. El Comprador Puede Solicitar Factura Electrónica en Lugar del POS
Sí.
El comprador puede solicitar que se expida una factura electrónica de venta a su nombre en lugar del Documento Equivalente Electrónico POS.
Esto implica que los establecimientos deben contar con procedimientos claros para atender esta solicitud en el punto de venta, sin imponer barreras injustificadas ni pedir datos que no estén permitidos por la regulación vigente.
La DIAN también ha informado que, conforme a la Resolución 000202 de 2025, se habilitaron mecanismos para facilitar la generación de facturas electrónicas con datos mínimos del comprador.
J. Qué Deben Revisar los Establecimientos que Usan Sistemas POS
Los establecimientos que utilizan POS electrónico deben revisar, como mínimo, los siguientes puntos:
Que el software esté habilitado para generar y transmitir el documento a la DIAN.
Que se utilice numeración autorizada y vigente.
Que el sistema permita identificar correctamente al comprador cuando este lo solicite.
Que no se exija información personal adicional a la permitida.
Que el documento pueda entregarse digitalmente o mediante representación gráfica.
Que se registre correctamente a “consumidor final” cuando el comprador no solicite el documento a su nombre.
Que se diferencien adecuadamente las tarifas de IVA e impuesto nacional al consumo aplicables a cada producto o servicio.
Que el personal de caja conozca qué datos puede pedir y cuáles no.
Que exista un procedimiento claro para expedir factura electrónica cuando el comprador la solicite.
Este punto es especialmente importante porque el cumplimiento no depende únicamente del proveedor tecnológico. La empresa también debe asegurar que su operación diaria esté alineada con la normativa.
K. Riesgos de No Gestionar Correctamente el POS Electrónico
Una gestión inadecuada del Documento Equivalente Electrónico POS puede generar riesgos tributarios, operativos y de protección de datos.
Entre los principales riesgos se encuentran:
Expedición de documentos sin cumplimiento de requisitos técnicos.
Uso de numeración no autorizada o vencida.
Errores en la identificación del comprador.
Pérdida de soporte fiscal para clientes empresariales.
Solicitud excesiva de datos personales.
Dificultades para atender requerimientos de la DIAN.
Inconsistencias entre ventas, impuestos, inventarios, medios de pago y contabilidad.
Por esta razón, el POS electrónico debe entenderse como parte del sistema de control tributario y financiero de la empresa, no como una simple herramienta de caja.
L. Recomendación Empresarial de NBA Asesores S.A.S.
NBA Asesores S.A.S. recomienda a los establecimientos que utilizan sistemas POS realizar una revisión integral de sus procesos de facturación.
Esta revisión debe incluir:
Validación normativa del documento que se está expidiendo.
Revisión de la configuración del software POS.
Verificación de la numeración autorizada.
Revisión de los datos solicitados al comprador.
Capacitación al personal de ventas y caja.
Definición del procedimiento para expedir factura electrónica cuando sea solicitada.
Revisión del tratamiento de operaciones registradas a consumidor final.
Conciliación entre ventas, impuestos, medios de pago e información contable.
El cumplimiento adecuado del POS electrónico no solo evita riesgos frente a la DIAN.
También mejora la experiencia del comprador, fortalece el control interno y permite que la información comercial y tributaria de la empresa sea más confiable.
Conclusión
El Documento Equivalente Electrónico POS es hoy una herramienta clave dentro del sistema de facturación en Colombia.
Para los establecimientos de comercio, el reto no está únicamente en expedir una tirilla o entregar una representación gráfica, sino en asegurar que el documento electrónico cumpla las condiciones exigidas por la DIAN, identifique correctamente al comprador cuando corresponda y respete los límites sobre los datos personales que pueden solicitarse.
Las empresas deben revisar sus sistemas, procedimientos y prácticas en punto de venta para evitar errores que puedan afectar el soporte fiscal, la deducibilidad de costos y gastos, los impuestos descontables o el cumplimiento tributario general.
Cordialmente,
NBA Asesores S.A.S.
Somos compañía para tu compañía.
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