Deducibilidad de Gastos Incurridos en el Exterior en el Impuesto sobre la Renta Colombiano
- nba Asesores S.A.S
- 20 may
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Actualizado: 25 may
En NBA Asesores S.A.S., como parte de nuestro compromiso de acompañamiento permanente, ponemos a su disposición esta circular técnica.
¿Cómo pueden las empresas colombianas deducir en el impuesto sobre la renta los gastos en que incurren durante viajes de negocios al exterior?
Esta guía sintetiza el marco normativo vigente, la doctrina autorizada de la DIAN y los pronunciamientos relevantes del Consejo de Estado, con el propósito de que usted cuente con un referente claro para planificar, ejecutar y soportar correctamente estos gastos.
I. Principio General de Deducibilidad
El artículo 107 del Estatuto Tributario establece la regla general de las deducciones en Colombia. Para que un gasto sea deducible, debe cumplir simultáneamente con los siguientes requisitos:
Principio | Base legal | Definición |
Causalidad | Art. 107 E.T. | El gasto debe tener relación directa con la actividad productora de renta o con la conservación de la fuente generadora. |
Necesidad | Art. 107 E.T. | El gasto debe ser necesario o conveniente para producir renta o mantener la operación de la empresa. |
Proporcionalidad | Art. 107 E.T. | El gasto debe ser razonable frente al tamaño de la empresa y los ingresos generados. |
“Son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.” — Artículo 107 Estatuto Tributario Nacional.
II. Régimen Especial para Gastos Incurridos en el Exterior
2.1 Regla general — Artículo 121 del E.T.
El artículo 121 del Estatuto Tributario permite deducir los gastos efectuados en el exterior que tengan relación de causalidad con rentas de fuente colombiana, siempre que se haya practicado retención en la fuente cuando exista obligación legal de hacerlo.
La norma también contempla casos donde ciertos pagos al exterior pueden ser deducibles aun sin retención, como ocurre con pagos a comisionistas en el exterior por compra o venta de mercancías.
2.2 El límite del 15% — Artículo 122 del E.T.
Los costos y deducciones por gastos en el exterior relacionados con rentas de fuente nacional no pueden exceder el 15% de la renta líquida del contribuyente, calculada antes de descontar dichos gastos.
Regla importante
El límite del 15% aplica únicamente para rentas de fuente nacional.
Cuando los gastos en el exterior se realizan para generar rentas de fuente extranjera, como exportación de servicios, contratos con clientes extranjeros o regalías provenientes del exterior, el límite NO aplica. En estos casos, los gastos pueden ser plenamente deducibles siempre que cumplan los requisitos generales del artículo 107 del E.T.
Excepciones al límite del 15%
Los siguientes gastos pueden superar dicho límite:
Pagos sujetos a retención en la fuente obligatoria.
Pagos a comisionistas en el exterior.
Pagos por adquisición de bienes corporales.
Costos y gastos capitalizables.
Gastos derivados del cumplimiento de obligaciones legales.
Intereses sobre créditos de organismos multilaterales.
2.3 Requisitos especiales — Artículo 123 del E.T.
Cuando los pagos al exterior superen $1.000.000 y correspondan a contratos de servicios, asesorías o similares, la norma exige la existencia de contrato escrito entre las partes.
III. Checklist Práctico de Deducibilidad
Antes de deducir un gasto en el exterior, recomendamos validar los siguientes aspectos:
Requisito | Validación Práctica |
Causalidad | El viaje o gasto debe relacionarse directamente con la actividad empresarial. |
Necesidad | El gasto debe ser útil y razonable para generar renta. |
Proporcionalidad | El valor no debe ser excesivo frente a la operación de la empresa. |
Soporte documental | Debe existir factura, recibo o soporte equivalente. |
Retención en la fuente | Aplicarla cuando exista obligación legal. |
Límite del 15% | Validar si aplica por tratarse de rentas nacionales. |
Período gravable correcto | Registrar el gasto en el período correspondiente. |
IV. Soporte Documental — ¿Cómo se prueba el gasto?
La DIAN ha aceptado como soporte válido para gastos en el exterior los siguientes documentos:
Factura o recibo emitido por el proveedor extranjero.
Extractos de tarjeta corporativa.
Extractos bancarios empresariales.
Comprobantes electrónicos de plataformas como Booking, Airbnb, Uber Business o aerolíneas.
Actos internos de comisión o autorización de viaje.
Políticas internas de gastos corporativos.
Advertencia importante de la DIAN
La ausencia de soporte documental es una de las principales causas de rechazo de deducciones por gastos en el exterior durante procesos de fiscalización.
V. Instrumentos de Pago Recomendados
NBA Asesores recomienda el uso de tarjetas corporativas específicas para gastos de viaje, debido a que:
Generan soporte automático.
Separan el gasto corporativo del patrimonio personal del trabajador.
Facilitan la clasificación contable.
No constituyen ingreso salarial para el trabajador conforme al artículo 10 del Decreto 535 de 2009.
VI. Doctrina DIAN Relevante
Concepto 0758 de 2024
La DIAN precisó que los gastos realizados para obtener rentas de fuente extranjera no están sujetos al límite del 15% del artículo 122 del E.T.
Concepto 14116 de 2015
La DIAN reconoció como soporte válido el documento equivalente emitido en el exterior, aun cuando no corresponda al formato colombiano de factura.
Circular 0118 de 2010
La entidad indicó que las empresas deben contar con políticas internas documentadas para manejo de gastos y viáticos.
VII. Jurisprudencia del Consejo de Estado
Expediente 17794 de 2014
El Consejo de Estado avaló la deducción de gastos de viaje al exterior siempre que exista relación causal y soporte documental suficiente.
Expediente 19731 de 2016
La corporación reiteró que la proporcionalidad es un requisito autónomo; gastos excesivos pueden ser rechazados aun cuando exista causalidad.
Expediente 23645 de 2020
El Consejo de Estado reconoció que los extractos de tarjeta corporativa, junto con memorandos internos y reportes de gastos, pueden constituir soporte válido suficiente.
VIII. Casos Prácticos
Caso 1 — Viaje a feria internacional
Una empresa envía a su gerente a una feria internacional para evaluar proveedores. Resultado: Deducible. Existe causalidad, necesidad y proporcionalidad.
Caso 2 — Servicios a clientes extranjeros
Una firma colombiana viaja para atender clientes en México y Chile. Resultado: Deducible sin límite del 15%, por tratarse de rentas de fuente extranjera.
Caso 3 — Viaje mixto: negocios y turismo
Un viaje combina actividades empresariales y vacaciones personales. Resultado: Parcialmente deducible. Solo procede la parte asociada a la gestión empresarial.
Caso 4 — Viaje sin soporte
No existen pruebas de reuniones, contratos o relación empresarial.
Resultado: No deducible. La DIAN puede rechazar completamente la deducción.
IX. Recomendaciones de NBA Asesores
NBA Asesores recomienda a las empresas:
Implementar políticas internas de gastos corporativos.
Utilizar tarjetas corporativas para gastos en el exterior.
Emitir actos internos de comisión antes del viaje.
Conservar todos los soportes documentales.
Controlar el límite del 15% cuando aplique.
Celebrar contratos escritos cuando sean exigidos.
Consultar previamente operaciones de alto costo o poco habituales.
En NBA Asesores S.A.S. estamos para acompañarle en cada decisión tributaria. Si tiene dudas sobre la aplicación de estas reglas a su caso particular, no dude en contactar a su asesor designado.
Cordialmente,
NBA ASESORES S.A.S.
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