IVA: Claves Empresariales para Declarar con Menos Riesgos y Mayor Trazabilidad
- nba Asesores S.A.S
- hace 3 días
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Informe Ejecutivo
La declaración del IVA no debe prepararse únicamente al momento del vencimiento. En la práctica, el mayor riesgo está en que existan diferencias entre la información contable de la empresa y los datos electrónicos que ya reposan en la DIAN, especialmente facturación electrónica, notas crédito, documentos soporte, compras, impuestos descontables y retenciones.
La DIAN cuenta con mecanismos como la declaración sugerida de IVA, construida a partir de información de facturación electrónica; sin embargo, la entidad aclara que esta información es parcial y no exonera al contribuyente de revisar su realidad jurídica, económica y financiera antes de presentar la declaración. (DIAN)
Por eso, NBA Asesores S.A.S. recomienda implementar controles periódicos de conciliación, revisar la procedencia del IVA descontable, validar la periodicidad correcta y conservar soportes suficientes. El objetivo no es solo cumplir, sino reducir riesgos de correcciones, sanciones, intereses y requerimientos.
Informe Técnico
1. La Declaración del IVA Exige Coherencia Entre Soportes, Contabilidad y DIAN
El IVA debe prepararse con base en una conciliación integral entre:
Facturación electrónica emitida.
Facturación electrónica recibida.
Ingresos contables.
IVA generado.
IVA descontable.
Notas crédito.
Documentos soporte.
Retenciones de IVA.
Saldos a favor.
La DIAN reconoce que los documentos electrónicos validados pueden servir como soporte contable para costos, deducciones e impuestos descontables en declaraciones tributarias. (DIAN)
En términos prácticos, esto significa que una empresa no debería declarar IVA sin comparar primero lo que tiene registrado en contabilidad frente a lo que aparece en los sistemas electrónicos tributarios.
2. Periodicidad Correcta
Uno de los errores más sensibles es presentar el IVA con una periodicidad equivocada.
Para 2026, los responsables de IVA con ingresos brutos gravados o exentos iguales o superiores a 92.000 UVT al 31 de diciembre de 2025, equivalentes a $4.581.508.000, así como los grandes contribuyentes y productores o exportadores de bienes y servicios exentos, deben declarar de forma bimestral. (DIAN)
Quienes sean responsables de IVA y tengan ingresos brutos inferiores a 92.000 UVT al 31 de diciembre de 2025 deben declarar de forma cuatrimestral, salvo los inscritos en el Régimen Simple de Tributación, cuya periodicidad de IVA es anual. (DIAN)
Presentar en una periodicidad que no corresponde puede obligar a corregir declaraciones, ajustar ingresos, compras, impuestos descontables y liquidación privada, además de generar sanciones e intereses cuando haya lugar. (Normograma)
3. IVA Descontable: No Todo IVA Pagado Se Puede Tomar
El IVA descontable exige revisar fondo y forma.
De acuerdo con la doctrina de la DIAN, para que proceda el IVA descontable se requiere que la operación constituya costo o gasto, que esté destinada a operaciones gravadas con IVA, que se solicite oportunamente y que exista factura de venta o documento válido con los requisitos exigidos. (DIAN)
En operaciones a crédito o con plazo de pago, la DIAN ha precisado que, para efectos de la procedencia del impuesto descontable, se deben cumplir las condiciones asociadas a la expedición de la factura electrónica, incluyendo las confirmaciones exigibles del adquirente cuando correspondan.
En la práctica, antes de tomar IVA descontable conviene verificar:
Que la factura sea válida.
Que corresponda a la actividad gravada de la empresa.
Que no sea un gasto personal.
Que esté contabilizada en el período correcto.
Que tenga soporte electrónico.
Que el proveedor y la operación sean reales y trazables.
4. Notas Crédito y Devoluciones: Pequeños Errores Que Generan Grandes Diferencias
Las notas crédito deben coincidir en fecha, base gravable, IVA y período fiscal.
Cuando una nota crédito se emite en un período, pero se contabiliza o declara en otro sin control adecuado, se generan diferencias entre ventas, devoluciones, IVA generado y reportes electrónicos. Este es uno de los puntos que debe revisarse antes de presentar el Formulario 300.
La recomendación de NBA Asesores S.A.S. es mantener una conciliación específica de notas crédito, especialmente cuando existan anulaciones, devoluciones, descuentos posteriores o ajustes comerciales.
5. Documento Soporte: Clave en Compras a No Obligados a Facturar
Cuando la empresa adquiere bienes o servicios de proveedores no obligados a expedir factura electrónica, debe generar documento soporte para respaldar la operación.
La DIAN indica que este documento soporta la compra o prestación del servicio cuando el proveedor no está obligado a facturar, y que el comprador debe realizarlo para respaldar costos, deducciones o impuestos descontables, con numeración autorizada por la DIAN. (DIAN)
Este control es especialmente importante para evitar que una compra contable no tenga soporte tributario suficiente.
6. Declaraciones en Cero: No Deben Presentarse Sin Revisión Previa
No es recomendable asumir automáticamente que, por no haber ventas, no existe obligación o que debe presentarse una declaración en cero.
La DIAN ha señalado que, si en el período no se efectuaron operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones, no habría obligación de presentar la declaración de IVA conforme al artículo 601 del Estatuto Tributario. (Normograma)
Sin embargo, esta conclusión exige revisar cada caso. Puede haber compras con IVA descontable, ajustes, notas crédito, saldos, retenciones u operaciones que sí generen obligación de declarar.
7. Riesgos Empresariales Más Frecuentes
Los principales riesgos en la preparación del IVA son:
Diferencias entre facturación electrónica y contabilidad.
IVA descontable sin soporte válido.
Periodicidad equivocada.
Notas crédito mal aplicadas.
Saldos a favor sin conciliación.
Retenciones de IVA no certificadas o mal registradas.
Clasificación incorrecta de ingresos gravados, exentos, excluidos o no gravados.
Presentación extemporánea.
Correcciones recurrentes por falta de revisión previa.
Estos riesgos pueden traducirse en sanciones, intereses, requerimientos, pérdida de trazabilidad y mayor exposición frente a procesos de fiscalización.
8. Recomendaciones de NBA Asesores S.A.S.
NBA Asesores S.A.S. recomienda que las empresas adopten un cierre tributario periódico del IVA, no limitado al vencimiento de la declaración.
Antes de presentar, se debe:
Conciliar facturación electrónica emitida y recibida.
Comparar auxiliares contables contra reportes electrónicos.
Revisar notas crédito y anulaciones.
Validar la periodicidad aplicable.
Confirmar la procedencia del IVA descontable.
Verificar documentos soporte.
Revisar retenciones de IVA.
Controlar saldos a favor.
Documentar diferencias y ajustes.
Conservar soportes digitales organizados.
La gestión adecuada del IVA no consiste únicamente en diligenciar una declaración. Consiste en asegurar que la información financiera, contable y tributaria de la empresa cuente con trazabilidad suficiente para responder ante cualquier revisión.
Cordialmente,
NBA Asesores S.A.S.
Somos compañía para tu compañía.
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